Privacy Statement Administratiekantoor Gibula B.V.

Dit is het privacy statement van de besloten vennootschap Administratiekantoor Gibula B.V. (hierna: Gibula), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98540688 en gevestigd aan de San Franciscosingel 61 (2548 HS) te ’s-Gravenhage. Gibula ontwikkelt en beheert een online platform voor administratie, facturatie en gegevensuitwisseling (hierna: het Platform), dat zij rechtstreeks aanbiedt en dat boekhouders onder hun eigen naam en huisstijl aan hun klanten ter beschikking stellen. In dit privacy statement leggen wij uit hoe Gibula omgaat met uw persoonsgegevens. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens betracht Gibula de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

Op wie dit privacy statement van toepassing is

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerkingen waarvoor Gibula zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Dat betreft persoonsgegevens van bezoekers van de website, van boekhouders en andere afnemers van het Platform en hun contactpersonen, van gebruikers van het Platform voor zover het hun account, de beveiliging en de ondersteuning betreft, en van personen die anderszins contact met Gibula opnemen.

Gegevens in administraties: Gibula als verwerker

Gegevens die een boekhouder, een klant van een boekhouder of een andere gebruiker in een administratie in het Platform vastlegt, zoals gegevens van klanten, leveranciers, relaties en medewerkers op facturen, bonnen en bankmutaties, verwerkt Gibula uitsluitend in opdracht van die boekhouder of die klant. Voor die gegevens is Gibula verwerker of verdere verwerker en is de boekhouder of de klant verwerkingsverantwoordelijke. Het privacy statement van de boekhouder of de klant is daarop van toepassing. Verzoeken over deze gegevens kunt u het beste rechtstreeks aan hen richten. Ontvangt Gibula zo’n verzoek, dan stuurt zij het onverwijld door aan de betrokken boekhouder of klant.

Verkrijging persoonsgegevens

Wanneer u gebruikmaakt van de website, het Platform of de diensten van Gibula, verstrekt u zelf persoonsgegevens aan Gibula, of verkrijgt Gibula persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst. Persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van uw boekhouder of werkgever, bijvoorbeeld wanneer die een account voor u aanmaakt of u uitnodigt voor het Platform. Onder persoonsgegevens worden alle gegevens verstaan die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Categorieën persoonsgegevens

Gibula verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

naam-, adres- en contactgegevens, waaronder naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer;
bedrijfsgegevens, waaronder KvK-nummer, btw-nummer, rechtsvorm en vertegenwoordigingsbevoegdheid;
accountgegevens, waaronder gebruikersnaam, een versleuteld opgeslagen wachtwoord, gegevens voor tweestapsverificatie en de aan een account toegekende rollen en rechten;
gebruiks- en logginggegevens, waaronder IP-adres, inlogmomenten, apparaat- en browsergegevens en handelingen in het Platform;
financiële gegevens, waaronder bankrekeningnummer, de machtiging voor automatische incasso, facturen en betalingen;
correspondentie, waaronder vragen, ondersteuningsverzoeken, klachten en meldingen;
gegevens die door derden zijn aangeleverd, zoals door uw boekhouder of werkgever bij het aanmaken van een account.

Doelen en grondslagen van de verwerking

Gibula verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen en op de daarbij vermelde grondslagen:

het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met boekhouders en andere afnemers, waaronder het leveren van het Platform, de inrichting en de ondersteuning; grondslag: uitvoering van de overeenkomst;
het aanmaken en beheren van accounts en het verlenen van toegang tot het Platform aan gebruikers die daartoe door hun boekhouder, werkgever of organisatie zijn gemachtigd; grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van Gibula bij een betrouwbaar toegangsbeheer;
de beveiliging van het Platform, waaronder logging, het opsporen en voorkomen van misbruik en fraude en de afhandeling van beveiligingsincidenten en datalekken; grondslag: het gerechtvaardigd belang van Gibula en haar gebruikers bij een veilig Platform en de wettelijke beveiligingsplicht;
facturatie, automatische incasso en debiteurenbeheer; grondslag: uitvoering van de overeenkomst;
het nakomen van wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht; grondslag: wettelijke verplichting;
het behandelen van vragen, klachten en meldingen over het Platform, waaronder meldingen van onrechtmatige inhoud; grondslag: gerechtvaardigd belang en, voor zover van toepassing, wettelijke verplichting;
het informeren van gebruikers over wijzigingen in het Platform, de voorwaarden en hun toegang, waaronder bij het einde van de overeenkomst met hun boekhouder; grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang;
het verbeteren van het Platform aan de hand van geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens; grondslag: gerechtvaardigd belang;
het versturen van nieuwsbrieven en commerciële informatie; grondslag: uw toestemming of, bij bestaande klanten, het gerechtvaardigd belang van Gibula, waarbij u zich bij iedere verzending kosteloos kunt afmelden.

Waar Gibula zich baseert op een gerechtvaardigd belang, heeft zij dat belang afgewogen tegen uw belangen en grondrechten. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op ieder moment intrekken. Dat laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

Noodzaak verwerking

De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om het Platform en de dienstverlening te kunnen leveren. Zonder uw contact- en accountgegevens kan Gibula u geen toegang tot het Platform verlenen. Is voor een specifiek doel uw toestemming vereist, dan vraagt Gibula die afzonderlijk.

Geautomatiseerde besluitvorming

Gibula neemt geen besluiten die uitsluitend berusten op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Voorstellen die het Platform doet, zoals een voorgestelde boeking of btw-code, zijn hulpmiddelen. De gebruiker beoordeelt en beslist zelf.

Bewaartermijnen

Gibula bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Gibula hanteert de volgende bewaartermijnen:

accountgegevens: zolang het account bestaat en daarna gedurende de terughaalperiode na het einde van het gebruik;
facturen, betalingsgegevens en overige gegevens uit de eigen administratie van Gibula: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht;
logginggegevens: in beginsel ten hoogste twaalf maanden, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor de afhandeling van een beveiligingsincident;
correspondentie en ondersteuningsverzoeken: twee jaar na afhandeling;
reservekopieën: ten hoogste negentig dagen, waarna zij worden verwijderd of overschreven.

Ontvangers van persoonsgegevens

Gibula deelt persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, voor de naleving van een wettelijke verplichting of op grond van een ander gerechtvaardigd belang. Gibula verkoopt geen persoonsgegevens. Met derden die persoonsgegevens in opdracht van Gibula verwerken, sluit Gibula een verwerkersovereenkomst. Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

leveranciers van hosting, opslag en e-mail, ten behoeve van het beschikbaar stellen van het Platform; het betreft alle hiervoor genoemde categorieën;
de bank en betaaldienstverleners, ten behoeve van facturatie en automatische incasso; het betreft contact- en financiële gegevens;
de boekhouder of accountant van Gibula, ten behoeve van de eigen administratie van Gibula; het betreft contact- en financiële gegevens;
uw boekhouder of de organisatie waarvoor u het Platform gebruikt, voor zover dat volgt uit de rechten die aan uw account zijn toegekend;
aanbieders van diensten die een gebruiker zelf aan het Platform koppelt, zoals een bank of een boekhoudpakket, uitsluitend op instructie van die gebruiker;
bevoegde instanties, voor zover Gibula daartoe wettelijk verplicht is.

Een actueel overzicht van de subverwerkers die Gibula inschakelt, staat op de website van Gibula.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Gibula verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Worden persoonsgegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan zorgt Gibula voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Op verzoek verstrekt Gibula u daarover nadere informatie.

Beveiliging van persoonsgegevens

Gibula neemt het beschermen van uw persoonsgegevens serieus en neemt, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking en de risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Daartoe behoren onder meer versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie, een strikt rechtenbeheer, de scheiding van administraties, logging van toegang en periodieke reservekopieën.

Minderjarigen

De website en het Platform zijn bestemd voor ondernemingen en organisaties. Gibula verwerkt niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar voor eigen doeleinden. Komt Gibula erachter dat dit toch gebeurt zonder toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger, dan verwijdert zij die gegevens.

Rechten van betrokkenen

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage U heeft het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te krijgen in die persoonsgegevens.
Recht op rectificatie U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren en onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.
Recht op gegevenswissing U heeft het recht om zonder onredelijke vertraging uw persoonsgegevens te laten wissen, behalve voor zover Gibula wettelijk tot bewaring verplicht is of de gegevens nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht op beperking van de verwerking U heeft in de wettelijk bepaalde gevallen het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan Gibula heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en over te dragen aan een derde, of Gibula te vragen deze rechtstreeks aan een derde over te dragen.
Recht van bezwaar U heeft het recht om op grond van uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang. Gibula staakt de verwerking dan, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen of de verwerking nodig is voor een rechtsvordering. Tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.
Recht om toestemming in te trekken Heeft u toestemming gegeven voor een verwerking, dan kunt u die op ieder moment intrekken.

Gaat het om gegevens in een administratie waarvoor Gibula verwerker is, dan richt u uw verzoek aan uw boekhouder of aan de organisatie die de administratie voert. Gibula verleent die partij de bijstand die nodig is om uw verzoek af te handelen.

Contact en klachten

Wilt u een van bovengenoemde rechten uitoefenen of heeft u een klacht over de wijze waarop Gibula met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u contact opnemen per e-mail via adm.kantoor.gibula@gmail.com. Gibula kan u vragen uw identiteit aan te tonen wanneer twijfel bestaat over wie het verzoek doet. Stuurt u daarvoor een kopie van uw identiteitsbewijs mee, maak dan uw pasfoto en uw burgerservicenummer onleesbaar. Gibula reageert zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand op uw verzoek. Die termijn kan bij complexe of talrijke verzoeken met twee maanden worden verlengd, waarover Gibula u binnen de eerste maand informeert. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de bevoegde toezichthouder, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacy statement

Gibula kan dit privacy statement aanpassen. De meest recente versie staat op de website en is via het Platform te raadplegen. Heeft een wijziging gevolgen voor de wijze waarop Gibula reeds verzamelde persoonsgegevens over u verwerkt, dan informeert Gibula u daarover per e-mail of via het Platform.

Deze versie is vastgesteld in oktober 2026.

Cookieverklaring

Dit is de cookieverklaring van de besloten vennootschap Administratiekantoor Gibula B.V. (hierna: Gibula), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98540688 en gevestigd aan de San Franciscosingel 61 (2548 HS) te ’s-Gravenhage. In deze verklaring leggen wij uit hoe Gibula cookies gebruikt op haar website en in het Platform.

Het gebruik van cookies

Een cookie is een klein bestand dat met pagina’s van de website of het Platform wordt meegestuurd en door uw browser op uw computer, telefoon of tablet wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek naar onze servers worden teruggestuurd. Vergelijkbare technieken, zoals local storage, vallen in deze verklaring ook onder cookies.

Type cookies en doelstelling

Functionele cookies. Het Platform gebruikt uitsluitend functionele cookies. Die zijn noodzakelijk om in te loggen, uw sessie actief te houden, tweestapsverificatie te laten werken, uw voorkeuren te onthouden en het Platform te beveiligen en bereikbaar te houden. Voor deze cookies is geen toestemming vereist. Ook de website gebruikt functionele cookies.

Analytische cookies. Op de website kan Gibula analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en deze te verbeteren. Analytische cookies die een beperkte invloed op uw privacy hebben, plaatst Gibula zonder toestemming. Overige analytische cookies, waaronder cookies van Google Analytics die niet privacyvriendelijk zijn ingesteld, plaatst Gibula alleen met uw toestemming.

Tracking- en marketingcookies. Tracking- en marketingcookies plaatst Gibula alleen met uw toestemming, die u via de cookiemelding op de website geeft of weigert. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via de cookie-instellingen op de website.

Gebruik social media

Op de website kunnen knoppen of ingesloten inhoud van social media worden getoond, zoals van LinkedIn, Facebook en X. De aanbieders daarvan kunnen cookies plaatsen. Gibula laadt deze inhoud alleen met uw toestemming. Op cookies van derden is het privacy- en cookiebeleid van de betreffende partij van toepassing. Voor de gegevens die zij verzamelen, verwijst Gibula naar de privacy- en cookieverklaringen van die partijen.

Browserinstellingen

U kunt uw browser zo instellen dat cookies worden geweigerd of verwijderd. Weigert u functionele cookies, dan kunt u niet inloggen op het Platform en werkt de website mogelijk minder goed.

Deze cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website zijn verbonden. Wij raden u aan de privacy- en cookieverklaring van die websites te lezen voordat u daarvan gebruikmaakt.

Wijzigingen cookieverklaring

Gibula kan deze cookieverklaring aanpassen. De meest recente versie staat op de website.

Disclaimer Website

Dit is de disclaimer voor het gebruik van de website van de besloten vennootschap Administratiekantoor Gibula B.V. (hierna: Gibula), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98540688 en gevestigd aan de San Franciscosingel 61 (2548 HS) te ’s-Gravenhage.

Door het gebruiken van de website stemt u in met deze disclaimer. Gibula kan de inhoud van de website en deze disclaimer aanpassen. De inhoud van de website is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld, maar kan onjuistheden bevatten of onvolledig zijn. Aan de inhoud van de website kunnen geen rechten worden ontleend. Gibula is, voor zover de wet dat toestaat, niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van de website. Op het gebruik van het Platform zijn de algemene voorwaarden en de gebruiksvoorwaarden van Gibula van toepassing. Alle teksten, afbeeldingen en andere materialen op de website zijn auteursrechtelijk beschermd en behoren toe aan Gibula, voor zover deze niet aan derden toebehoren.

Disclaimer E-mail

De informatie en eventuele bijlagen verzonden met dit e-mailbericht zijn uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. De inhoud van dit bericht en de bijlagen is vertrouwelijk. Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde en door personen die niet gerechtigd zijn van deze informatie kennis te nemen, is niet toegestaan. Het is niet toegestaan deze informatie te verspreiden, te kopiëren of aan derden te verstrekken. Ontvangt u dit bericht ten onrechte, dan verzoeken wij u de inhoud niet te gebruiken, eventuele bijlagen niet te openen, de afzender direct te informeren en het bericht met eventuele kopieën te verwijderen.

Administratiekantoor Gibula B.V. staat door de elektronische verzending van dit e-mailbericht niet in voor de juiste en tijdige ontvangst daarvan. Aan dit e-mailbericht en de inhoud daarvan kunnen geen rechten worden ontleend, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Gibula vraagt u wijzigingen in bankrekeningnummers of betaalverzoeken die u per e-mail ontvangt altijd telefonisch bij haar te verifiëren voordat u een betaling verricht. Gibula stuurt u nooit een verzoek om uw inloggegevens per e-mail te verstrekken.