Algemene Voorwaarden Administratiekantoor Gibula B.V.

Deze algemene voorwaarden worden gehanteerd door de besloten vennootschap Administratiekantoor Gibula B.V., statutair gevestigd te 's-Gravenhage en kantoorhoudende aan de San Franciscosingel 61 (2548 HS) te 's-Gravenhage.

Versie oktober 2026.

Artikel 1 - Definities

In de Algemene Voorwaarden hebben de navolgende begrippen, steeds met een hoofdletter geschreven, in enkelvoud en meervoud de daarachter vermelde betekenis.

a. Aanbod: iedere aanbieding van Gibula, in welke vorm ook, waaronder een offerte, een prijsopgave, een orderformulier en een aanbod dat via de website van Gibula of het Platform kan worden aanvaard.

b. Account: de persoonsgebonden toegang tot het Platform, bestaande uit inloggegevens en eventuele aanvullende authenticatiemiddelen, die aan een Eindgebruiker is toegekend ten behoeve van Afnemer of een Klant.

c. Afnemer: de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf, of de rechtspersoon, die met Gibula een Overeenkomst aangaat of wenst aan te gaan, waaronder een Boekhouder.

d. Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden.

e. AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).

f. Boekhouder: de Afnemer die beroeps- of bedrijfsmatig administratieve, boekhoudkundige of fiscale diensten aan derden verleent en het Platform aan zijn Klanten ter beschikking stelt.

g. Data Act: Verordening (EU) 2023/2854 betreffende geharmoniseerde regels inzake eerlijke toegang tot en eerlijk gebruik van data.

h. DSA: Verordening (EU) 2022/2065 betreffende een eengemaakte markt voor digitale diensten.

i. Eindgebruiker: iedere natuurlijke persoon die door of namens Afnemer of een Klant is gemachtigd het Platform via een Account te gebruiken.

j. Externe Dienst: een dienst, applicatie of interface van een derde, waaronder diensten van banken, betaaldienstverleners, aanbieders van rekeninginformatiediensten, boekhoudpakketten en overheidsportalen, die met het Platform kan worden verbonden.

k. Gebruiksvoorwaarden: de gebruiksvoorwaarden van Gibula die gelden voor ieder gebruik van het Platform door Klanten en Eindgebruikers.

l. Gegevens: alle gegevens, bestanden, documenten, administraties, facturen, boekingen, transacties, bijlagen, door gebruikers ingevoerde instellingen en overige informatie die door of namens Afnemer, een Klant of een Eindgebruiker in het Platform worden ingevoerd, opgeslagen, verwerkt, uitgewisseld of met behulp daarvan worden gegenereerd, met uitzondering van de broncode, de generieke softwarecomponenten en de voor de interne werking van het Platform ontwikkelde technische middelen van Gibula.

m. Gibula: Administratiekantoor Gibula B.V., gevestigd te 's-Gravenhage, gebruiker van de Algemene Voorwaarden.

n. Intellectuele Eigendomsrechten: alle rechten van intellectuele eigendom en daarmee verwante rechten, waaronder auteursrechten, databankrechten, merkenrechten, handelsnaamrechten, modelrechten, octrooirechten, rechten op domeinnamen en rechten op knowhow.

o. Kantooruren: de uren op een Werkdag tussen 09.00 en 17.00 uur Nederlandse tijd.

p. Klant: de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, of de rechtspersoon, aan wie Afnemer in het kader van zijn eigen dienstverlening toegang tot het Platform verleent, zonder dat uitsluitend wegens die toegang een overeenkomst tot betaling van de Licentie tussen Gibula en die Klant ontstaat.

q. Licentie: het gebruiksrecht op het Platform dat Gibula op grond van de Overeenkomst aan Afnemer verleent.

r. Mijn Administratie: de beheeromgeving binnen het Platform waarmee Accounts worden aangemaakt en beheerd, rechten worden toegekend en ingetrokken en Klanten en Eindgebruikers worden toegevoegd en verwijderd.

s. Module: een afzonderlijk af te nemen functionaliteit of uitbreiding van het Platform die in het Aanbod als zodanig is aangeduid.

t. Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Gibula en Afnemer, bestaande uit het aanvaarde Aanbod, de Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst, alsmede iedere aanvulling op of wijziging daarvan.

u. Overstap: het op verzoek van Afnemer beëindigen of overdragen van het gebruik van het Platform, met inbegrip van de overdracht of beschikbaarstelling van exporteerbare Gegevens en digitale activa aan een andere aanbieder van dataverwerkingsdiensten of aan een eigen ICT-omgeving van Afnemer, overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van de Data Act.

v. Partij: Gibula of Afnemer, en Partijen: Gibula en Afnemer gezamenlijk.

w. Platform: de door Gibula ontwikkelde software voor administratie, facturatie en gegevensuitwisseling die als online dienst wordt aangeboden, met inbegrip van Mijn Administratie, de Modules, de bijbehorende applicaties en documentatie en alle updates en nieuwe versies daarvan.

x. Schriftelijk: per brief, per e-mail of via het Platform, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van het bericht voldoende vaststaan.

y. Starterspakket: het door Gibula aangeboden pakket voor de eerste inrichting en ingebruikname van het Platform door Afnemer, waarvan inhoud en omvang in het Aanbod zijn omschreven.

z. Storing: het geheel of gedeeltelijk niet beschikbaar zijn van het Platform of het wezenlijk niet functioneren daarvan overeenkomstig de documentatie.

aa. Vertrouwelijke Informatie: alle niet openbare informatie van een Partij of van een Klant waarvan de vertrouwelijkheid is aangeduid of redelijkerwijs voortvloeit uit de aard van de informatie of de omstandigheden van de verstrekking, waaronder in ieder geval de Gegevens.

bb. Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG die aan de Algemene Voorwaarden is toegevoegd en daarvan deel uitmaakt.

cc. Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van de algemeen erkende feestdagen als bedoeld in artikel 3 van de Algemene termijnenwet.

dd. White Label: het ter beschikking stellen van het Platform door Afnemer aan Klanten onder de naam, het logo of de huisstijl van Afnemer.

Artikel 2 - Toepasselijkheid en rangorde

1. De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op ieder Aanbod, iedere Overeenkomst en alle rechtsbetrekkingen tussen Gibula en Afnemer die daaruit voortvloeien, waaronder de Licentie en de daarmee samenhangende dienstverlening. Gibula stelt de Algemene Voorwaarden, met inbegrip van de Verwerkersovereenkomst, voor of bij de totstandkoming van de Overeenkomst elektronisch ter beschikking op een wijze waarop Afnemer deze kan opslaan en raadplegen.

2. Gibula richt haar dienstverlening uitsluitend op Afnemers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Afnemer verklaart de Overeenkomst in die hoedanigheid aan te gaan.

3. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Afnemer wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Zulke voorwaarden gelden alleen voor zover Gibula deze Schriftelijk en uitdrukkelijk heeft aanvaard.

4. Afwijkingen van en aanvullingen op de Algemene Voorwaarden gelden uitsluitend indien zij Schriftelijk zijn overeengekomen en alleen voor de Overeenkomst waarvoor zij zijn gemaakt.

5. Bij tegenstrijdigheid tussen de bepalingen van het aanvaarde Aanbod, de Algemene Voorwaarden en de Gebruiksvoorwaarden prevaleert, uitsluitend voor zover sprake is van een werkelijke tegenstrijdigheid, het eerder genoemde document boven het later genoemde document. De Verwerkersovereenkomst prevaleert, ongeacht deze rangorde, voor zover de tegenstrijdigheid betrekking heeft op de rechten en verplichtingen van Partijen bij de verwerking van persoonsgegevens waarop artikel 28 AVG van toepassing is. Bepalingen van dwingend recht, waaronder rechtstreeks toepasselijke bepalingen van Unierecht, behouden in alle gevallen hun voorrang. De Gebruiksvoorwaarden regelen de rechtsverhouding tussen Gibula en de Klanten en Eindgebruikers waarop zij van toepassing zijn en wijzigen niet zelfstandig de betalingsverplichtingen van Afnemer.

6. Afnemer met wie eenmaal een Overeenkomst onder toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden is gesloten, aanvaardt de toepasselijkheid daarvan op iedere latere Overeenkomst met Gibula.

7. Afnemer erkent dat Gebruiksvoorwaarden die door een Klant rechtsgeldig met Gibula worden overeengekomen, zelfstandige gebruiksrechten en verplichtingen van die Klant jegens Gibula doen ontstaan, uitsluitend binnen de grenzen van de Licentie, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt of met die Klant een rechtstreekse overeenkomst is gesloten.

Artikel 3 - Aanbod en totstandkoming van de Overeenkomst

1. Ieder Aanbod van Gibula is vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk Schriftelijk anders is vermeld, en vervalt dertig dagen na dagtekening indien het niet voordien is aanvaard. Gibula kan een vrijblijvend Aanbod overeenkomstig artikel 6:219 lid 2 BW onverwijld na de aanvaarding daarvan herroepen, voor zover de Overeenkomst niet reeds door uitvoering overeenkomstig lid 2 tot stand is gekomen.

2. De Overeenkomst komt tot stand door de Schriftelijke aanvaarding van het Aanbod door Afnemer, door het voltooien van de online registratie of bestelling via de website van Gibula of het Platform, of doordat Gibula met instemming van Afnemer met de uitvoering begint, waaronder het verschaffen van toegang tot het Platform. De artikelen 6:227b lid 1 en 6:227c BW zijn niet van toepassing, voor zover beide Partijen handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

3. Een aanvaarding die, ook op ondergeschikte punten, afwijkt van het Aanbod bindt Gibula alleen indien Gibula de afwijking Schriftelijk en uitdrukkelijk aanvaardt.

4. Het Aanbod is gebaseerd op de door Afnemer verstrekte informatie. Blijkt die informatie wezenlijk onjuist of onvolledig en wordt de overeengekomen uitvoering daardoor aantoonbaar beïnvloed, dan kan Gibula een daarmee rechtstreeks verband houdende aanpassing van de werkzaamheden, de uitvoeringsvoorwaarden of de vergoeding voorstellen. Een aanpassing van de vergoeding geschiedt overeenkomstig de overeengekomen tarieven of, bij gebreke daarvan, na Schriftelijke overeenstemming. Reeds overeengekomen prijzen worden niet uitsluitend wegens een onjuiste prognose eenzijdig met terugwerkende kracht verhoogd, behoudens voor zover het Aanbod voorziet in een objectief bepaalbare gebruiksafhankelijke vergoeding. Kennelijke vergissingen en verschrijvingen in een Aanbod binden Gibula niet.

5. Gibula is gerechtigd voorafgaand aan of bij de totstandkoming van de Overeenkomst de identiteit, de vertegenwoordigingsbevoegdheid en de kredietwaardigheid van Afnemer te verifiëren, en een bestelling te weigeren of aan voorwaarden te verbinden, zoals vooruitbetaling of zekerheidstelling.

6. Degene die namens Afnemer een Overeenkomst aangaat of een Account aanmaakt, staat ervoor in dat hij daartoe bevoegd is. Gaan meerdere natuurlijke personen of rechtspersonen gezamenlijk een Overeenkomst aan, dan zijn zij ieder hoofdelijk verbonden voor de nakoming daarvan.

Artikel 4 - Starterspakket, onboarding en implementatie

1. Gibula verzorgt de eerste inrichting en ingebruikname van het Platform voor Afnemer op basis van het Starterspakket. Het Starterspakket kan onder meer bestaan uit de inrichting van Mijn Administratie, het aanmaken van de eerste Accounts, het doorvoeren van de huisstijl van Afnemer ten behoeve van White Label, het inrichten van koppelingen met Externe Diensten en een introductie in het gebruik van het Platform.

2. Afnemer verstrekt Gibula tijdig alle gegevens, materialen, toegangen en medewerking die Gibula voor de inrichting nodig heeft, waaronder logo's, huisstijlelementen, domeinnamen en gegevens van Klanten die in het Platform worden opgenomen. Afnemer staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan en voor zijn recht deze ter beschikking te stellen.

3. Voor zover overeengekomen ondersteunt Gibula Afnemer bij het overzetten van bestaande administraties van Afnemer of Klanten naar het Platform. Afnemer blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de over te zetten Gegevens, voor de controle van het resultaat en voor het behoud van een eigen kopie van de bronbestanden totdat die controle is afgerond.

4. Door Gibula genoemde termijnen voor de inrichting zijn indicatief en gelden niet als fatale termijnen. Bij overschrijding stelt Afnemer Gibula Schriftelijk in gebreke en gunt hij Gibula een redelijke termijn om alsnog na te komen.

5. Gibula meldt Afnemer Schriftelijk wanneer de overeengekomen inrichting gereed is voor controle. Afnemer beoordeelt de inrichting binnen tien Werkdagen na ontvangst van die melding en bericht Gibula binnen die termijn Schriftelijk en voldoende gespecificeerd welke wezenlijke afwijkingen van het overeengekomen Starterspakket hij heeft vastgesteld. Blijft een dergelijke melding uit, dan geldt de inrichting uitsluitend als aanvaard voor wat betreft gebreken die bij een redelijkerwijs uitvoerbare controle kenbaar waren. Ingebruikname in de reguliere bedrijfsvoering geldt als aanvaarding voor zover daaruit redelijkerwijs blijkt dat de overeengekomen hoofdfunctionaliteiten bruikbaar zijn. Aanvaarding laat de rechten van Afnemer wegens verborgen gebreken of nadien ontstane tekortkomingen onverlet.

6. De vergoeding voor het Starterspakket is verschuldigd zoals in het Aanbod bepaald en wordt niet terugbetaald indien Afnemer het Platform na de inrichting niet of in mindere mate gebruikt of de Overeenkomst opzegt, behoudens bij ontbinding wegens een aan Gibula toerekenbare tekortkoming. Werkzaamheden buiten de uitdrukkelijk overeengekomen omvang van het Starterspakket voert Gibula uitsluitend als meerwerk uit nadat zij Afnemer heeft geïnformeerd over de aard daarvan en de toepasselijke vergoeding of berekeningswijze en Afnemer daarmee Schriftelijk heeft ingestemd.

Artikel 5 - Licentie en omvang van het gebruiksrecht

1. Gibula verleent Afnemer voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusieve en niet-overdraagbare Licentie om het Platform als online dienst te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering en, indien Afnemer een Boekhouder is, om het Platform overeenkomstig de artikelen 6 en 7 ter beschikking te stellen aan zijn Klanten.

2. De toegestane omvang van de Licentie wordt bepaald door het Aanbod en de daarin omschreven aantallen, gebruikseenheden en Modules. Overschrijdt Afnemer die omvang, dan is Gibula gerechtigd het aantoonbare meerdere gebruik vanaf het tijdstip van overschrijding te factureren overeenkomstig de vooraf overeengekomen tarieven en telmethoden. Gibula verstrekt Afnemer desgevraagd een controleerbare specificatie van de grondslag van de aanvullende vergoeding.

3. Afnemer stelt het Platform uitsluitend ter beschikking aan zijn eigen Klanten die rechtspersoon zijn of als natuurlijk persoon handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en aan Eindgebruikers, door middel van Accounts die binnen zijn Licentie worden aangemaakt. Het doorverkopen of verhuren van het Platform aan, of het ter beschikking stellen daarvan aan, andere boekhouders, wederverkopers of dienstverleners vereist de voorafgaande Schriftelijke toestemming van Gibula.

4. De Licentie omvat geen overdracht van Intellectuele Eigendomsrechten en geen aanspraak op afgifte van de broncode. Afnemer is niet gerechtigd het Platform of onderdelen daarvan te verveelvoudigen, te wijzigen, te vertalen, te decompileren of daarvan afgeleide werken te vervaardigen, behoudens voor zover een dergelijke handeling op grond van dwingendrechtelijke bepalingen, waaronder de toepasselijke bepalingen van de Auteurswet, niet contractueel kan worden verboden. Deze beperking doet evenmin afbreuk aan de rechtstreeks uit de Data Act of ander toepasselijk Unierecht voortvloeiende rechten op gegevensoverdracht en interoperabiliteit.

5. De Licentie vangt aan op de dag waarop Gibula Afnemer toegang tot het Platform verschaft en eindigt van rechtswege op het moment waarop de Overeenkomst eindigt.

6. Gibula is gerechtigd het gebruik van het Platform technisch te registreren en te controleren ter bescherming van het Platform, ter controle van de naleving van de Licentie en ten behoeve van de facturatie.

Artikel 6 - White Label, merkgebruik en positie van Afnemer jegens diens Klanten

1. Indien overeengekomen, stelt Gibula Afnemer in staat het Platform als White Label aan zijn Klanten aan te bieden. Afnemer verleent Gibula voor de duur van de Overeenkomst een kosteloos en niet-exclusief recht om zijn naam, logo en huisstijl in het Platform te gebruiken voor zover dat voor het White Label nodig is.

2. Afnemer staat ervoor in dat hij gerechtigd is tot het gebruik van de door hem aangeleverde namen, logo's, huisstijlelementen en domeinnamen en dat het gebruik daarvan geen inbreuk maakt op rechten van derden.

3. Afnemer sluit overeenkomsten met zijn Klanten in eigen naam en voor eigen rekening en risico, en stelt zelf de prijzen en voorwaarden vast waaronder hij het Platform aan zijn Klanten ter beschikking stelt. Afnemer handelt niet als vertegenwoordiger, handelsagent of tussenpersoon van Gibula en is niet bevoegd Gibula jegens derden te verbinden.

4. Afnemer doet jegens Klanten uitsluitend toezeggingen over functionaliteit, beschikbaarheid, beveiliging en ondersteuning van het Platform die in overeenstemming zijn met de Overeenkomst en de documentatie van het Platform. Toezeggingen die Afnemer daarbuiten doet, komen voor zijn rekening en risico.

5. Gibula is gerechtigd in de Gebruiksvoorwaarden, haar privacyverklaring en de technische informatie van het Platform kenbaar te maken dat Gibula de ontwikkelaar en aanbieder van het Platform is.

6. Na het einde van de Overeenkomst verwijdert Gibula de naam, het logo en de huisstijl van Afnemer uit het Platform, met inachtneming van artikel 28.

7. Het aanbieden van het Platform als White Label brengt niet mee dat Gibula partij wordt bij de overeenkomst betreffende de administratieve of fiscale dienstverlening tussen Afnemer en diens Klant, noch dat Afnemer bevoegd wordt om namens Gibula garanties, aansprakelijkheden of andere verplichtingen te aanvaarden. Afnemer vermeldt in zijn overeenkomsten met Klanten op voldoende duidelijke wijze dat Gibula de technische aanbieder van het Platform is en dat de voorwaarden voor het gebruik daarvan rechtstreeks door Gibula worden vastgesteld. Een en ander laat onverlet dat tussen Gibula en de betreffende Klant een afzonderlijke overeenkomst op grond van de Gebruiksvoorwaarden kan bestaan.

Artikel 7 - Gebruiksvoorwaarden voor Klanten en Eindgebruikers

1. Op ieder gebruik van het Platform door Klanten en Eindgebruikers zijn de Gebruiksvoorwaarden van toepassing. Gibula stelt de Gebruiksvoorwaarden vóór de eerste toegang van de betreffende Klant tot het Platform elektronisch beschikbaar op een wijze die opslag en latere raadpleging mogelijk maakt. De Gebruiksvoorwaarden worden namens een Klant aanvaard door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger. De enkele aanvaarding door een Eindgebruiker zonder toereikende vertegenwoordigingsbevoegdheid brengt niet zonder meer mee dat de Klant aan een zelfstandige overeenkomst met Gibula is gebonden. Afnemer draagt zorg voor een deugdelijk ingericht uitnodigings- en bevoegdhedenproces.

2. Afnemer informeert zijn Klanten voorafgaand aan het verschaffen van toegang over de toepasselijkheid van de Gebruiksvoorwaarden en neemt in zijn overeenkomsten met Klanten op dat op het gebruik van het Platform de Gebruiksvoorwaarden van Gibula van toepassing zijn.

3. Afnemer verleent zijn Klanten met betrekking tot het Platform geen rechten die verder gaan dan de rechten die Afnemer zelf op grond van de Overeenkomst toekomen.

4. Bij een rechtsgeldige overdracht van de overeenkomst tussen Afnemer en een Klant informeert Afnemer de betrokken rechtsopvolger over de voorwaarden waaronder het Platform wordt gebruikt. Voortzetting van het gebruik door een andere rechtspersoon of een andere onderneming vereist, voor zover die voortzetting niet reeds uit de bestaande rechtsverhouding voortvloeit, de daarvoor noodzakelijke toestemming en contractuele aanvaarding. Afnemer staat ervoor in dat hij geen rechten op het Platform overdraagt die hij zelf niet bezit.

5. Afnemer werkt mee aan het onder de aandacht brengen van gewijzigde Gebruiksvoorwaarden bij zijn Klanten.

6. Aanvaardt een Klant of Eindgebruiker de Gebruiksvoorwaarden niet, of handelt hij in strijd daarmee, dan is Gibula gerechtigd hem de toegang tot het Platform te ontzeggen, na overleg met Afnemer voor zover de omstandigheden dat toelaten.

Artikel 8 - Accounts, Eindgebruikers en gebruikersbeheer via Mijn Administratie

1. Gibula stelt Afnemer een beheerdersaccount ter beschikking waarmee Afnemer via Mijn Administratie binnen de omvang van de Licentie Accounts kan aanmaken voor zijn eigen medewerkers, voor Klanten en voor Eindgebruikers van Klanten.

2. Afnemer is verantwoordelijk voor het gebruikersbeheer, waaronder het aanmaken en verwijderen van Accounts, het toekennen en intrekken van rechten en het koppelen van Klanten en hun administraties aan de juiste Accounts. Afnemer trekt de rechten van een Eindgebruiker onverwijld in zodra diens bevoegdheid tot gebruik is geëindigd, zoals bij uitdiensttreding of het einde van de relatie met een Klant.

3. Afnemer kan een Klant toestaan zelf Eindgebruikers aan te maken binnen de administratie van die Klant. Afnemer blijft jegens Gibula verantwoordelijk voor de naleving van de Overeenkomst door zijn Klanten en Eindgebruikers.

4. Een Account is persoonsgebonden en wordt uitsluitend gebruikt door de Eindgebruiker aan wie het is toegekend.

5. Gibula mag, behoudens aanwijzingen van het tegendeel, afgaan op handelingen die met geldige authenticatiemiddelen via een Account worden verricht, voor zover die handelingen binnen de voor dat Account toegekende bevoegdheden vallen. Dit laat onverlet de verplichting van Gibula om passende beveiligingsmaatregelen te treffen en om bij concrete aanwijzingen van onbevoegd gebruik passende maatregelen te nemen. Het gebruik van een Account levert niet zonder meer bewijs op van een rechtsgeldige vertegenwoordiging van Afnemer of de betreffende Klant voor rechtshandelingen buiten het normale gebruik van het Platform.

6. Bij beëindiging van de rechtsverhouding tussen Afnemer en een Klant vindt de beëindiging of overdracht van de toegang tot de betreffende administratie plaats volgens de procedure van de artikelen 20, 21 en 28, met inachtneming van de rechten van de betreffende Klant, de toepasselijke gegevensbeschermingsrechtelijke instructiebevoegdheden en de noodzakelijke verificatie van de bevoegdheid van degene die om overdracht verzoekt.

Artikel 9 - Inloggegevens, beveiliging en misbruik van Accounts

1. Gibula treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van het Platform en de Gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard van de Gegevens. Voor persoonsgegevens zijn deze maatregelen nader uitgewerkt in de Verwerkersovereenkomst.

2. Afnemer houdt inloggegevens geheim, hanteert voldoende sterke wachtwoorden, maakt gebruik van de door Gibula aangeboden aanvullende authenticatie, zoals tweestapsverificatie, en draagt zorg voor de beveiliging van de apparatuur, netwerken en e-mailaccounts waarmee het Platform wordt benaderd. Voor beheerdersaccounts is het gebruik van aanvullende authenticatie verplicht zodra Gibula die functionaliteit aanbiedt. Afnemer legt dezelfde verplichtingen op aan zijn Eindgebruikers en Klanten.

3. Bij vermoedelijk of vastgesteld verlies, diefstal of onbevoegd gebruik van inloggegevens of een Account meldt Afnemer dit onverwijld aan Gibula en neemt hij alle maatregelen die redelijkerwijs nodig zijn om misbruik te voorkomen of te beperken, zoals het wijzigen van wachtwoorden en het blokkeren van het Account via Mijn Administratie.

4. Gibula is gerechtigd een Account onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving te blokkeren of inloggegevens te wijzigen indien zij misbruik of onbevoegd gebruik vermoedt. Gibula informeert Afnemer zo spoedig mogelijk over de getroffen maatregel.

5. Afnemer draagt het risico van schade die voortvloeit uit onbevoegd gebruik van Accounts voor zover dat gebruik het gevolg is van omstandigheden die aan Afnemer, zijn Klanten of Eindgebruikers kunnen worden toegerekend. Voor zover de schade mede het gevolg is van een aan Gibula toerekenbare tekortkoming in haar beveiligingsverplichtingen, wordt de aansprakelijkheid bepaald met inachtneming van de aard en omvang van de aan ieder van de betrokken partijen toe te rekenen omstandigheden en de overigens toepasselijke aansprakelijkheidsbepalingen. De enkele omstandigheid dat een handeling via een correct geauthenticeerd Account heeft plaatsgevonden, sluit aansprakelijkheid van Gibula niet uit.

6. Afnemer en zijn Klanten controleren betaalgegevens, rekeningnummers en betaalverzoeken die zij via of buiten het Platform ontvangen, voordat zij daarop een betaling verrichten.

Artikel 10 - Gebruiksregels en notice-and-takedown

1. Afnemer gebruikt het Platform, en laat het Platform gebruiken, overeenkomstig de Overeenkomst, de documentatie en de toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Afnemer, zijn Klanten en zijn Eindgebruikers gebruiken het Platform niet voor het opstellen of verzenden van valse of misleidende facturen, voor het verhullen van transacties of inkomsten, voor witwassen of de financiering van terrorisme of voor andere strafbare of onrechtmatige doeleinden, en verspreiden via het Platform geen gegevens die inbreuk maken op rechten van derden.

3. Afnemer onthoudt zich van handelingen die de werking, beveiliging of beschikbaarheid van het Platform kunnen aantasten, waaronder het binnendringen of trachten binnen te dringen van systemen van Gibula, het verspreiden van kwaadaardige software, het overmatig belasten van het Platform en het geautomatiseerd uitlezen van het Platform buiten de door Gibula aangeboden koppelingen.

4. Ontvangt Gibula een voldoende concrete melding van vermoedelijk onrechtmatige of strafbare inhoud in het Platform, dan beoordeelt zij die melding tijdig, zorgvuldig, objectief en met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving. Gibula kan Afnemer verzoeken binnen achtenveertig uur, of in spoedeisende gevallen binnen een kortere redelijke termijn, een gemotiveerde reactie te verstrekken. Het uitblijven van een reactie vormt op zichzelf geen bewijs van onrechtmatigheid. Voor zover de DSA op Gibula als aanbieder van een hostingdienst van toepassing is, richt Gibula het meldings- en besluitvormingsproces in overeenkomstig de toepasselijke bepalingen daarvan, waaronder de artikelen 16 en 17 DSA.

5. Bij handelen in strijd met dit artikel is Gibula gerechtigd passende maatregelen te nemen, waaronder het verwijderen of ontoegankelijk maken van gegevens, het blokkeren van Accounts en het opschorten van de dienstverlening. Bij een vermoeden van strafbare feiten is Gibula gerechtigd aangifte te doen en gegevens te verstrekken aan bevoegde instanties voor zover zij daartoe wettelijk verplicht of gerechtigd is.

6. Bij het treffen van maatregelen als bedoeld in dit artikel handelt Gibula proportioneel, voor zover de omstandigheden dit toelaten, en beperkt zij de gevolgen voor rechtmatig gebruik van het Platform zo veel mogelijk. Indien de toepasselijke wetgeving daartoe verplicht, verstrekt Gibula een motivering van de genomen maatregel en informatie over de beschikbare rechtsmiddelen. Maatregelen laten de betalingsverplichtingen van Afnemer onverlet. Afnemer heeft geen aanspraak op schadevergoeding uitsluitend wegens een rechtmatig en zorgvuldig getroffen maatregel, behoudens voor zover de schade voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming van Gibula.

Artikel 11 - Functionaliteit van het Platform: facturatie, documentuitwisseling en Modules

1. Het Platform biedt functionaliteit waarmee Afnemer en Klanten onder meer verkoopfacturen kunnen opstellen en verzenden, inkoopfacturen en andere documenten kunnen vastleggen en met de Boekhouder kunnen delen en administratieve overzichten kunnen raadplegen. De actuele functionaliteit is beschreven in de documentatie van het Platform en in het Aanbod.

2. Facturen en andere documenten die via het Platform worden opgesteld of verzonden, zijn facturen en documenten van de Klant of Afnemer in wiens naam zij worden uitgebracht. Die Klant of Afnemer is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan en voor de naleving van de wettelijke eisen, waaronder de factuurvereisten van artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 en de juiste toepassing van tarieven en vrijstellingen.

3. Berekeningen, overzichten, voorstellen en automatische verwerkingen van het Platform, zoals een voorgestelde boeking of btw-code, zijn hulpmiddelen en vormen geen fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies van Gibula. Afnemer controleert de uitkomsten voordat hij daarop handelt of daarmee aangiften doet.

4. Een document dat een Klant via het Platform aan Afnemer ter beschikking stelt, wordt voor de toepassing van de Overeenkomst geacht technisch beschikbaar te zijn gesteld op het moment waarop het Platform de succesvolle deling heeft bevestigd. Die bevestiging geldt niet zonder meer als bewijs dat Afnemer het document daadwerkelijk heeft geopend, inhoudelijk heeft beoordeeld of tijdig heeft verwerkt. Afnemer is verantwoordelijk voor een zodanige inrichting en bewaking van zijn werkprocessen dat de beschikbaar gestelde documenten tijdig worden geraadpleegd en verwerkt.

5. Modules worden afzonderlijk afgenomen onder de in het Aanbod vermelde voorwaarden. Gibula kan nieuwe Modules introduceren en bestaande functionaliteit als Module aanbieden, met inachtneming van artikel 13. Een uitdrukkelijk overeengekomen hoofdfunctionaliteit wordt niet uitsluitend door herindeling als betaalde Module aan Afnemer onttrokken zonder toepassing van artikel 13 lid 4.

6. Gibula bepaalt de technische vereisten voor het gebruik van het Platform, zoals ondersteunde browsers, besturingssystemen en bestandsformaten. Afnemer draagt zorg voor apparatuur en verbindingen die aan die vereisten voldoen.

Artikel 12 - Koppelingen en Externe Diensten

1. Het Platform kan worden verbonden met Externe Diensten. Een koppeling komt tot stand na activering door Afnemer of de betreffende Klant, die daarmee Gibula opdracht geeft de voor de koppeling benodigde Gegevens uit te wisselen.

2. Op het gebruik van een Externe Dienst zijn de voorwaarden van de aanbieder daarvan van toepassing. Afnemer en de betreffende Klant zijn verantwoordelijk voor het aanvaarden en naleven van die voorwaarden en voor het verlenen en intrekken van de vereiste toestemmingen, waaronder de toestemming voor het raadplegen van betaalrekeningen via een aanbieder van rekeninginformatiediensten.

3. Gibula draagt zorg voor de behoorlijke technische inrichting en werking van de door haar aangeboden koppelingen binnen de grenzen van de Overeenkomst. Gibula staat niet in voor de beschikbaarheid, juistheid of volledigheid van door een Externe Dienst verstrekte brongegevens, behoudens voor zover een fout of verlies van gegevens het gevolg is van een aan Gibula toerekenbare tekortkoming bij de verwerking, overdracht of inrichting van de koppeling.

4. Gibula is gerechtigd een koppeling te wijzigen, op te schorten of te beëindigen indien de aanbieder van de Externe Dienst zijn voorwaarden of technische specificaties wijzigt of de koppeling beëindigt, of indien de koppeling een risico vormt voor de beveiliging of werking van het Platform. Gibula informeert Afnemer daarover zo tijdig als redelijkerwijs mogelijk.

5. Kosten die een aanbieder van een Externe Dienst in rekening brengt, komen voor rekening van Afnemer of de betreffende Klant, tenzij het Aanbod anders bepaalt.

6. Voor zover een koppeling betrekking heeft op betaalrekeninginformatie of betaalinitiatie, wordt de verdeling van verantwoordelijkheden tussen Gibula, de betreffende betaaldienstverlener en de rekeninghouder bepaald door hun feitelijke dienstverlening, de toepasselijke overeenkomsten en de daarvoor geldende financiële regelgeving. De activering van een koppeling houdt geen algemene toestemming in voor andere dan de voor die koppeling noodzakelijke gegevensverwerkingen of handelingen.

Artikel 13 - Beschikbaarheid, onderhoud en wijziging van het Platform

1. Gibula spant zich in het Platform zo veel mogelijk ononderbroken beschikbaar te houden. Een in het Aanbod vermeld beschikbaarheidspercentage geldt als streefwaarde, tenzij het Aanbod dit uitdrukkelijk als garantie aanduidt en de gevolgen van onderschrijding daarvan regelt.

2. Gibula is gerechtigd het Platform tijdelijk geheel of gedeeltelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates en beveiliging. Gepland onderhoud voert Gibula zo veel mogelijk buiten Kantooruren uit en kondigt zij vooraf aan via het Platform of per e-mail. Spoedeisend onderhoud kan Gibula zonder voorafgaande aankondiging uitvoeren.

3. Gibula is gerechtigd het Platform van tijd tot tijd aan te passen, onder meer om de functionaliteit te verbeteren, fouten te herstellen, te voldoen aan wet- en regelgeving of onderdelen niet langer aan te bieden. Omdat het Platform aan meerdere afnemers wordt geleverd, voert Gibula aanpassingen voor alle afnemers gelijktijdig door.

4. Is Gibula voornemens een uitdrukkelijk overeengekomen hoofdfunctionaliteit blijvend te verwijderen of zodanig wezenlijk te beperken dat het Platform daardoor voor Afnemer materieel minder geschikt wordt voor het overeengekomen gebruik, dan informeert zij Afnemer ten minste dertig dagen vooraf, behoudens wanneer een eerdere wijziging noodzakelijk is wegens een wettelijke verplichting of een acuut beveiligingsrisico. Afnemer kan de Overeenkomst in dat geval vóór de ingangsdatum van de wijziging Schriftelijk opzeggen tegen die ingangsdatum. Gibula restitueert de reeds vooruitbetaalde periodieke vergoedingen die uitsluitend betrekking hebben op de periode na die beëindiging, voor zover deze niet rechtsgeldig verschuldigd blijven wegens andere reeds verrichte prestaties.

5. Bij een Storing spant Gibula zich in deze binnen een redelijke termijn te verhelpen en Afnemer te informeren over de aard en de verwachte duur daarvan. Afnemer meldt Storingen zo spoedig en zo gedetailleerd mogelijk aan Gibula.

6. Gibula houdt een redelijkerwijs passend proces voor incidentbeheer en herstel in stand. Bij een ernstige Storing die wezenlijke onderdelen van het Platform raakt, verstrekt Gibula, voor zover redelijkerwijs mogelijk en zonder afbreuk te doen aan beveiligingsbelangen, informatie over de aard van de Storing, de getroffen maatregelen en de voortgang van het herstel. Een hersteltermijn vormt uitsluitend een resultaatsverbintenis indien Partijen dit uitdrukkelijk Schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 14 - Ondersteuning

1. Gibula biedt Afnemer gedurende Kantooruren ondersteuning bij het gebruik van het Platform via de door Gibula aangewezen kanalen, zoals e-mail, telefoon of een helpdesk in het Platform. De omvang van de ondersteuning en eventuele reactietermijnen zijn vastgelegd in het Aanbod.

2. Bij White Label verzorgt Afnemer de eerstelijnsondersteuning aan zijn Klanten en Eindgebruikers. Gibula verleent tweedelijnsondersteuning aan Afnemer en staat Klanten rechtstreeks bij voor zover dat is overeengekomen of voor het verhelpen van een Storing noodzakelijk is.

3. Gibula behandelt verzoeken om ondersteuning zorgvuldig en binnen een redelijke termijn, op basis van een inspanningsverplichting.

4. Gibula kan redelijke grenzen stellen aan het gebruik van de ondersteuning. Ondersteuning die verder gaat dan het Aanbod, zoals inhoudelijke administratieve werkzaamheden, opleiding of herstel van de gevolgen van onjuist gebruik, verricht Gibula als meerwerk tegen de in het Aanbod vermelde tarieven.

5. Gibula verkrijgt uitsluitend toegang tot een administratie of gebruikersomgeving voor zover die toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van overeengekomen ondersteunings-, onderhouds- of beveiligingswerkzaamheden en berust op een daartoe toereikende bevoegdheid of gedocumenteerde instructie. Die toegang is beperkt tot bevoegde personen, vindt plaats met passende beveiligingsmaatregelen en wordt voor zover passend geregistreerd. Worden daarbij persoonsgegevens verwerkt, dan geschiedt de toegang overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst en de toepasselijke instructies.

Artikel 15 - Verantwoordelijkheid van Afnemer voor administraties, beroepsregels en wettelijke verplichtingen

1. Afnemer blijft volledig verantwoordelijk voor de diensten die hij aan zijn Klanten verleent, waaronder het voeren en controleren van administraties, het opstellen en indienen van aangiften en het adviseren van Klanten. Het Platform is een hulpmiddel bij die dienstverlening.

2. Afnemer leeft de wet- en regelgeving en de beroeps- en gedragsregels na die op zijn dienstverlening van toepassing zijn, waaronder, voor zover Afnemer een instelling is in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, de daaruit voortvloeiende verplichtingen tot cliëntenonderzoek en melding.

3. Afnemer en zijn Klanten blijven ieder voor zover op hen van toepassing verantwoordelijk voor de naleving van hun wettelijke administratie- en bewaarplichten, waaronder artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Het gebruik van het Platform ontslaat hen niet van hun verplichting zorg te dragen voor de beschikbaarheid, authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en controleerbaarheid van de te bewaren administratie. Gibula heeft uitsluitend de contractuele bewaar- en beschikbaarstellingsverplichtingen die uit de Overeenkomst en het toepasselijke dwingende recht voortvloeien. Afnemer beoordeelt of de door Gibula aangeboden opslag- en exportfunctionaliteiten voor zijn specifieke wettelijke verplichtingen toereikend zijn.

4. Afnemer is verantwoordelijk voor de keuze om het Platform voor een bepaalde Klant of administratie in te zetten en voor de geschiktheid van het Platform voor de specifieke situatie van die Klant.

Artikel 16 - Vergoeding en tariefwijziging

1. Afnemer is voor de Licentie, het Starterspakket, de Modules en de overige diensten de vergoedingen verschuldigd die in het Aanbod zijn vermeld. Alle bedragen luiden in euro en zijn exclusief omzetbelasting en andere heffingen van overheidswege.

2. Periodieke vergoedingen zijn verschuldigd vanaf de dag waarop de Licentie ingaat, ongeacht de mate waarin Afnemer of zijn Klanten het Platform daadwerkelijk gebruiken.

3. Gibula is gerechtigd de periodieke vergoedingen eenmaal per periode van twaalf maanden aan te passen overeenkomstig de ontwikkeling van de door het Centraal Bureau voor de Statistiek gepubliceerde consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens), berekend aan de hand van de meest recent beschikbare overeenkomstige indexcijfers. Gibula kondigt een dergelijke aanpassing ten minste één maand vooraf Schriftelijk aan. Een negatieve indexontwikkeling leidt niet tot een prijsverhoging.

4. Naast de indexering als bedoeld in lid 3 kan Gibula de periodieke vergoedingen wijzigen indien daarvoor een objectief gerechtvaardigde bedrijfseconomische of technische aanleiding bestaat. Gibula kondigt de wijziging ten minste twee maanden vooraf Schriftelijk aan, onder vermelding van de nieuwe vergoeding en de ingangsdatum. Voor zover de wijziging een verhoging betreft die uitgaat boven de indexering, kan Afnemer de Overeenkomst gedurende de aankondigingstermijn Schriftelijk opzeggen tegen de datum waarop die verhoging ingaat. Een verhoging wordt niet met terugwerkende kracht toegepast.

5. Wijzigingen in heffingen van overheidswege, zoals het tarief van de omzetbelasting, worden onverwijld doorberekend en geven Afnemer geen recht op opzegging.

Artikel 17 - Facturatie, automatische incasso, betaling en opschorting

1. Periodieke vergoedingen worden maandelijks vooraf gefactureerd, vergoedingen op basis van gebruik maandelijks achteraf en eenmalige vergoedingen bij het ontstaan van de verschuldigdheid, tenzij het Aanbod anders bepaalt. Gibula factureert elektronisch.

2. Afnemer verstrekt Gibula bij de totstandkoming van de Overeenkomst een doorlopende machtiging tot automatische incasso van de verschuldigde bedragen en houdt deze gedurende de looptijd van de Overeenkomst in stand. Gibula kan verlangen dat deze machtiging wordt afgegeven voor zakelijke Europese incasso (SEPA Business-to-Business). Gibula kondigt het bedrag en de datum van iedere incasso uiterlijk vijf dagen vooraf aan, waarvoor de factuur volstaat.

3. Wordt een incasso gestorneerd of kan deze niet worden uitgevoerd, dan is Afnemer de in het Aanbod vermelde administratiekosten verschuldigd en voldoet hij het openstaande bedrag binnen zeven dagen na de mededeling daarvan.

4. Facturen die niet door middel van automatische incasso worden voldaan, betaalt Afnemer binnen veertien dagen na factuurdatum. Afnemer is niet gerechtigd tot verrekening of opschorting van zijn betalingsverplichtingen, en een bezwaar tegen een factuur schort de betalingsverplichting niet op.

5. Heeft Afnemer een verschuldigd bedrag niet uiterlijk op de vervaldag voldaan, dan is hij, voor zover de wet geen voorafgaande ingebrekestelling vereist, van rechtswege in verzuim. Vanaf de dag volgend op de vervaldag is Afnemer de wettelijke handelsrente van artikel 6:119a BW verschuldigd indien sprake is van een handelsovereenkomst in de zin van dat artikel, en in andere gevallen de wettelijke rente van artikel 6:119 BW. Tevens is Afnemer de redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, vastgesteld op vijftien procent van de opeisbare hoofdsom met een minimum van 40 euro, voor zover een dergelijke vergoeding rechtens verschuldigd en toelaatbaar is. Vordert Gibula een hogere vergoeding, dan toont zij de verschuldigdheid en redelijkheid daarvan aan. Kosten worden niet dubbel in rekening gebracht.

6. Voldoet Afnemer na het intreden van verzuim ondanks een Schriftelijke aanmaning met een nadere betalingstermijn van ten minste zeven dagen niet volledig aan zijn opeisbare betalingsverplichtingen, dan is Gibula gerechtigd haar dienstverlening geheel of gedeeltelijk op te schorten. Gibula houdt bij de omvang van de opschorting rekening met de aard en ernst van de tekortkoming en de voorzienbare gevolgen voor de betrokken Klanten. De opschorting laat de wettelijk en contractueel verplichte mogelijkheid van gegevensoverdracht en export overeenkomstig de artikelen 20 en 21 onverlet. Voor zover technisch en beveiligingsrechtelijk verantwoord, beperkt Gibula de opschorting aanvankelijk tot functionaliteiten waarvoor geen onverwijlde toegang noodzakelijk is. Bij gegronde vrees voor wanbetaling is Gibula gerechtigd vooruitbetaling of zekerheid te verlangen. De vergoedingen blijven tijdens de opschorting verschuldigd.

7. Heeft een voorgenomen opschorting tevens gevolgen voor de toegang van Klanten tot hun administratie, dan kan Gibula de betrokken Klanten daarover informeren voor zover dit noodzakelijk is voor het waarborgen van hun gerechtvaardigde belangen bij de toegankelijkheid en overdraagbaarheid van hun Gegevens. Gibula beperkt de mededeling tot de voor dat doel noodzakelijke informatie en verwerkt daarbij geen persoonsgegevens buiten de grenzen van de toepasselijke wetgeving en de geldige instructies.

Artikel 18 - Intellectuele Eigendomsrechten

1. Alle Intellectuele Eigendomsrechten op het Platform, de documentatie, de Modules, de koppelingen en alle overige door Gibula ter beschikking gestelde materialen berusten bij Gibula of haar licentiegevers. Afnemer verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die in de Overeenkomst uitdrukkelijk worden verleend.

2. De Intellectuele Eigendomsrechten op de naam, het logo en de huisstijl van Afnemer blijven bij Afnemer, behoudens het gebruiksrecht dat Gibula op grond van artikel 6 toekomt.

3. Afnemer laat aanduidingen van Intellectuele Eigendomsrechten van Gibula of haar licentiegevers in het Platform en de documentatie ongewijzigd.

4. Suggesties, wensen en verbeteringen die Afnemer, Klanten of Eindgebruikers met betrekking tot het Platform aan Gibula doen, mag Gibula kosteloos en zonder beperking gebruiken voor de ontwikkeling van het Platform. De Intellectuele Eigendomsrechten op die ontwikkeling berusten bij Gibula. Dit lid houdt geen overdracht in van reeds bestaande Intellectuele Eigendomsrechten op zelfstandig door Afnemer ontwikkelde materialen.

5. Handelt Afnemer in strijd met artikel 5 lid 3 of lid 4 of met lid 3 van dit artikel, dan verbeurt hij aan Gibula, zonder dat een ingebrekestelling is vereist voor zover de wet dit toestaat, een onmiddellijk opeisbare boete van 5.000 euro per afzonderlijke overtreding, vermeerderd met 500 euro voor iedere kalenderdag of gedeelte daarvan dat de overtreding voortduurt, tot een maximum van 25.000 euro per overtreding. Partijen wijken daarbij, voor zover rechtens toegestaan, uitdrukkelijk af van het bepaalde in artikel 6:92 BW, zodat de boete verschuldigd is onverminderd het recht van Gibula op nakoming, staking, rectificatie, verwijdering en volledige schadevergoeding voor zover de aantoonbare schade de wegens dezelfde tekortkoming verschuldigde boete overstijgt, en onverminderd het recht van de rechter tot matiging.

Artikel 19 - Gegevens van Afnemer en Klanten: zeggenschap, export en bewaring

1. De bestaande rechten op de Gegevens blijven berusten bij Afnemer, de betreffende Klant of de overige daartoe gerechtigde derden, overeenkomstig de aard van die rechten en de tussen hen geldende rechtsverhoudingen. Voor zover op Gegevens geen zelfstandig Intellectueel Eigendomsrecht of ander exclusief recht rust, brengt de opslag of verwerking daarvan door Gibula geen zelfstandige aanspraak van Gibula op de inhoud van die Gegevens mee. Gibula is uitsluitend gerechtigd de Gegevens te verwerken en te gebruiken voor zover daarvoor een geldige contractuele of wettelijke grondslag bestaat, met inachtneming van de Verwerkersovereenkomst voor zover persoonsgegevens worden verwerkt.

2. Gibula is gerechtigd voor eigen statistische en analytische doeleinden uitsluitend gegevens te gebruiken die daadwerkelijk en duurzaam zodanig zijn geanonimiseerd dat Afnemer, Klanten, Eindgebruikers of andere natuurlijke personen daaruit redelijkerwijs niet identificeerbaar zijn. Voor zover de handelingen die voor het anonimiseren noodzakelijk zijn zelf een verwerking van persoonsgegevens vormen, beschikt Gibula daarvoor over een zelfstandige toepasselijke grondslag of een geldige instructie van de bevoegde verwerkingsverantwoordelijke. Dit lid verleent geen zelfstandig recht om de inhoud van administraties voor productontwikkeling, profilering of commerciële analyses te gebruiken.

3. Afnemer en Klanten kunnen hun Gegevens gedurende de looptijd van de Overeenkomst via de exportfunctie van het Platform in een gangbaar bestandsformaat exporteren. Aanvullende exportwerkzaamheden verricht Gibula op verzoek tegen de in het Aanbod vermelde tarieven.

4. Gibula maakt periodiek reservekopieën van de Gegevens ten behoeve van het herstel van het Platform na een Storing of incident. Reservekopieën dienen het herstel van het Platform na een calamiteit en bieden geen garantie dat iedere afzonderlijke handeling, wijziging of verwijdering kan worden teruggedraaid. Het herstel van Gegevens die door of namens Afnemer, een Klant of een Eindgebruiker zijn gewijzigd of verwijderd, verricht Gibula op verzoek en voor zover technisch mogelijk tegen de in het Aanbod vermelde tarieven.

5. Na het einde van de Overeenkomst draagt Gibula zorg voor de beschikbaarstelling, overdracht en verwijdering van Gegevens overeenkomstig de artikelen 20 en 21 en, voor zover persoonsgegevens worden verwerkt, artikel 14 van de Verwerkersovereenkomst. Deze verplichtingen gelden ongeacht de beëindigingsgrond en worden niet beperkt door de omstandigheid dat periodieke vergoedingen onbetaald zijn gebleven, voor zover een dergelijke beperking in strijd zou komen met dwingend recht. Gibula is niet verplicht Gegevens langer te bewaren dan de toepasselijke contractuele of wettelijke bewaartermijn.

Artikel 20 - Overstap en gegevensportabiliteit

1. Voor zover het Platform kwalificeert als een dataverwerkingsdienst waarop hoofdstuk VI van de Data Act van toepassing is, heeft Afnemer de rechten op Overstap, overdracht, export en verwijdering die uit de Data Act voortvloeien. Gibula werpt geen contractuele, technische, organisatorische of commerciële belemmeringen op die daarmee onverenigbaar zijn.

2. Afnemer kan Gibula Schriftelijk verzoeken om een Overstap, waarbij het gebruik van het Platform wordt overgedragen naar een andere aanbieder van dataverwerkingsdiensten, de exporteerbare Gegevens en digitale activa beschikbaar worden gesteld voor gebruik in een eigen ICT-omgeving, dan wel de exporteerbare Gegevens en digitale activa bij beëindiging worden verwijderd. De opzegtermijn voor de aanvang van het overstaptraject bedraagt ten hoogste één maand na ontvangst van het verzoek, onverminderd een voor Afnemer gunstiger wettelijk recht. Het overstaptraject verloopt overeenkomstig artikel 21.

3. Tot de exporteerbare Gegevens behoren, voor zover deze binnen het Platform aanwezig zijn en onder de toepasselijke wettelijke definitie vallen: administraties, grootboekgegevens, journaalposten, debiteuren- en crediteurengegevens, verkoop- en inkoopfacturen, bijlagen, betaal- en transactiegegevens, relatiegegevens, door de gebruiker ingevoerde instellingen, door de gebruiker gegenereerde rapportages en de metadata die noodzakelijk zijn om deze gegevens in hun zakelijke samenhang te kunnen interpreteren. De volledige specificatie van de exporteerbare categorieën en digitale activa verstrekt Gibula vóór het sluiten van de Overeenkomst aan Afnemer als onderdeel van de documentatie van het Platform. Uitsluitend de daarin uitdrukkelijk gespecificeerde categorieën interne technische gegevens die noodzakelijk zijn voor de eigen werking van het Platform en waarvan de overdracht een gerechtvaardigd risico voor bedrijfsgeheimen van Gibula zou opleveren, kunnen van de export worden uitgezonderd, voor zover die uitzondering het overstapproces niet verhindert of vertraagt.

4. Gibula stelt exporteerbare Gegevens beschikbaar in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en biedt de technisch beschikbare interfaces en informatie die zij ingevolge de toepasselijke wetgeving beschikbaar moet stellen. Een verplichting tot gegevensoverdracht houdt geen overdracht van de broncode of van de Intellectuele Eigendomsrechten van Gibula in.

5. Gibula verstrekt vóór het sluiten van de Overeenkomst de wettelijk vereiste informatie over haar overstapprocedure, exportmogelijkheden en de daarmee samenhangende kosten. Zij vermeldt in de documentatie van het Platform tevens de vindplaats van de informatie die zij overeenkomstig artikel 28 van de Data Act op haar website openbaar maakt over de toepasselijke rechtsmacht ten aanzien van de gebruikte ICT-infrastructuur en de maatregelen tegen onrechtmatige internationale toegang tot of overdracht van niet-persoonsgebonden gegevens.

Artikel 21 - Overgangsperiode, terughaalperiode en overstapkosten

1. Na afloop van de toepasselijke opzegtermijn vangt de overgangsperiode aan. Deze bedraagt ten hoogste dertig kalenderdagen, tenzij Afnemer gebruikmaakt van zijn wettelijke recht op verlenging of overeenkomstig lid 2 een langere periode noodzakelijk is. Gedurende de overgangsperiode zet Gibula de overeengekomen dienstverlening voort, verleent zij redelijke medewerking aan Afnemer en diens nieuwe dienstverlener en treft zij passende maatregelen om de continuïteit, vertrouwelijkheid, integriteit en beveiliging van de Gegevens te waarborgen. Gibula informeert Afnemer over de haar bekende wezenlijke risico's voor de continuïteit van de Overstap.

2. Is de in lid 1 bedoelde termijn van dertig kalenderdagen aantoonbaar technisch niet haalbaar, dan stelt Gibula Afnemer daarvan binnen veertien Werkdagen na ontvangst van het verzoek tot Overstap Schriftelijk en gemotiveerd in kennis, onder opgave van de technische redenen en van een alternatieve overgangsperiode van ten hoogste zeven maanden. Afnemer heeft daarnaast het recht de overgangsperiode eenmaal te verlengen overeenkomstig artikel 25 lid 5 van de Data Act.

3. Gedurende ten minste dertig kalenderdagen na afloop van de overgangsperiode stelt Gibula Afnemer in staat de exporteerbare Gegevens en digitale activa op te halen, met behoud van een passend beveiligingsniveau. Na afloop van deze terughaalperiode, of van een Schriftelijk overeengekomen langere termijn, draagt Gibula zorg voor volledige verwijdering overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen, zodra aan de daarvoor geldende voorwaarden is voldaan. Verwijdering van persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig de geldige instructies en artikel 14 van de Verwerkersovereenkomst, behoudens voor zover voortgezette bewaring wettelijk verplicht is.

4. Tot 12 januari 2027 brengt Gibula uitsluitend de verminderde overstapkosten in rekening die overeenkomstig artikel 29 van de Data Act zijn toegestaan, die niet hoger zijn dan de rechtstreeks aan de betreffende Overstap toerekenbare kosten en waarover Afnemer vooraf de wettelijk vereiste informatie heeft ontvangen. Vanaf 12 januari 2027 brengt Gibula geen overstapkosten in rekening voor handelingen waarvoor de Data Act dat verbiedt. Dit laat de overeengekomen reguliere vergoedingen voor de dienstverlening en rechtens toegestane, vooraf transparant overeengekomen beëindigingsvergoedingen onverlet, mits deze niet worden gebruikt om het wettelijke recht op Overstap te belemmeren. Aanvullende diensten buiten de wettelijke overstapverplichtingen verricht Gibula uitsluitend tegen een vooraf overeengekomen vergoeding.

5. Verzoekt Afnemer om een Overstap of overdracht die mede betrekking heeft op Gegevens van een Klant of een andere rechthebbende, dan verstrekt hij de daarvoor noodzakelijke rechtsgeldige instructies en bevoegdheidsgegevens. Gibula is gerechtigd de bevoegdheid van de verzoeker op redelijke wijze te verifiëren, zonder een wettelijk verplichte Overstap daardoor onnodig te verhinderen of te vertragen.

6. Voor zover de Data Act dit voorschrijft, eindigt de Overeenkomst ten aanzien van de betrokken dienst na de succesvolle voltooiing van het overstaptraject of, indien uitsluitend om verwijdering is verzocht, na afloop van de toepasselijke opzegtermijn. Gibula bevestigt de beëindiging Schriftelijk aan Afnemer. De afwikkeling van nog verschuldigde bedragen geschiedt afzonderlijk en vormt geen belemmering voor de uitoefening van dwingendrechtelijke rechten op Overstap.

Artikel 22 - Verwerking van persoonsgegevens

1. Voor iedere verwerking van persoonsgegevens wordt de hoedanigheid van Gibula vastgesteld op basis van het feitelijke doel en de wezenlijke middelen van die verwerking. Voor zover Gibula persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de gedocumenteerde instructies van Afnemer of een achterliggende verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, handelt zij als verwerker onderscheidenlijk verdere verwerker en is de Verwerkersovereenkomst van toepassing, die met de totstandkoming van de Overeenkomst tussen Partijen van kracht wordt.

2. Voor zover Gibula zelfstandig het doel en de wezenlijke middelen van een verwerking vaststelt, waaronder in voorkomende gevallen de verwerking van contract- en contactgegevens voor haar eigen facturatie, de afhandeling van geschillen, de naleving van wettelijke verplichtingen of de beveiliging van haar eigen bedrijfsomgeving, handelt zij als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Het enkele feit dat een verwerking betrekking heeft op account- of gebruiksgegevens is daarvoor niet doorslaggevend. Gibula verwerkt dergelijke persoonsgegevens uitsluitend op basis van een toepasselijke rechtsgrond en verstrekt de daarvoor vereiste informatie.

3. Gibula informeert de betrokkenen over de verwerking als bedoeld in lid 2 in haar privacyverklaring, die via het Platform en de website van Gibula beschikbaar is.

Artikel 23 - Geheimhouding

1. Partijen houden Vertrouwelijke Informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar of van Klanten ontvangen geheim en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst, onverminderd de artikelen 8 lid 6, 10 lid 5, 19 lid 2 en 28 lid 3.

2. Partijen leggen deze verplichting op aan hun medewerkers en aan derden die zij bij de uitvoering van de Overeenkomst inschakelen en die toegang krijgen tot Vertrouwelijke Informatie.

3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die openbaar is zonder schending van dit artikel, die de ontvangende Partij rechtmatig van een derde heeft verkregen of die zij op grond van de wet, een rechterlijke uitspraak of een bevel van een bevoegde autoriteit moet verstrekken. In het laatste geval informeert de ontvangende Partij de andere Partij vooraf, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

4. De verplichting tot geheimhouding blijft gedurende vijf jaren na het einde van de Overeenkomst van kracht. Voor zover de Vertrouwelijke Informatie kwalificeert als bedrijfsgeheim in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen, blijft de verplichting gelden zolang die informatie haar vertrouwelijke karakter behoudt. Voor Gegevens en persoonsgegevens blijven de toepasselijke contractuele en wettelijke geheimhoudingsverplichtingen gelden zolang de ontvangende Partij die Gegevens onder zich heeft of verwerkt en voor zover de aard van de informatie of het toepasselijke recht dat vereist.

Artikel 24 - Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van Gibula jegens Afnemer, ongeacht de rechtsgrond en ongeacht het aantal aanspraken, is per schadeveroorzakende gebeurtenis of reeks van onderling samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het totaal van de door Gibula aan Afnemer op grond van de Overeenkomst gefactureerde vergoedingen, exclusief omzetbelasting, gedurende de zes maanden onmiddellijk voorafgaand aan de eerste schadeveroorzakende gebeurtenis. Loopt de Overeenkomst op dat moment korter dan zes maanden, dan wordt het plafond vastgesteld op zesmaal de overeengekomen maandelijkse basisvergoeding, vermeerderd met de reeds gefactureerde eenmalige vergoedingen die rechtstreeks betrekking hebben op de getroffen dienstverlening. Alle samenhangende aanspraken worden voor de toepassing van dit plafond als één aanspraak behandeld.

2. Voor zover de schade het bedrag van lid 1 overstijgt en is gedekt door een door Gibula gesloten aansprakelijkheidsverzekering, is de aansprakelijkheid van Gibula in afwijking van lid 1 beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico dat ingevolge die verzekering voor rekening van Gibula komt.

3. Voor vergoeding komt uitsluitend de rechtstreeks en redelijkerwijs uit de toerekenbare tekortkoming voortvloeiende vermogensschade in aanmerking, voor zover deze bestaat uit redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en omvang van de schade, redelijke herstelkosten en redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade. Onder herstelkosten kunnen, voor zover Gibula daarvoor verantwoordelijk is, mede de redelijkerwijs noodzakelijke kosten vallen voor het reconstrueren van beschadigde of verloren gegane Gegevens aan de hand van beschikbare bronbestanden en reservekopieën. Gibula is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van goodwill, bedrijfsstagnatie en schade voortvloeiend uit zakelijke beslissingen op basis van niet-gecontroleerde gegevens, noch voor fiscale boetes, verhogingen, naheffingen of rente, behoudens voor zover een dergelijke uitsluiting in de concrete omstandigheden rechtens geen stand houdt.

4. Gibula is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van Externe Diensten, van door Afnemer, Klanten of Eindgebruikers verstrekte onjuiste of onvolledige Gegevens, van gebruik van het Platform in strijd met de Overeenkomst of de documentatie, of van misbruik van Accounts dat ingevolge artikel 9 lid 5 voor rekening van Afnemer komt.

5. De in dit artikel opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Gibula, noch voor zover toepassing van een beperking overigens naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is of in strijd zou komen met dwingend recht. De beperkingen zijn mede bedongen ten behoeve van de bestuurders, werknemers en door Gibula bij de uitvoering ingeschakelde hulppersonen, voor zover een dergelijk derdenbeding rechtsgeldig kan worden ingeroepen.

6. Voor zover de wet voor het ontstaan van een verplichting tot schadevergoeding verzuim vereist, ontstaat die verplichting eerst nadat Gibula op rechtsgeldige wijze in verzuim is geraakt. Afnemer stelt Gibula daartoe Schriftelijk en voldoende gespecificeerd in gebreke en verleent haar een redelijke termijn voor herstel, behoudens wanneer nakoming blijvend onmogelijk is of het verzuim overeenkomstig de wet zonder ingebrekestelling intreedt.

7. Afnemer meldt een aanspraak tot schadevergoeding zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en in ieder geval binnen twaalf maanden nadat hij met de schade en de daarvoor verantwoordelijke omstandigheden bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had behoren te worden, Schriftelijk en voldoende gespecificeerd aan Gibula. Bij gebreke van een tijdige melding vervalt de aanspraak voor zover een dergelijke contractuele vervalregeling in de concrete omstandigheden rechtens kan worden ingeroepen. Deze bepaling laat dwingendrechtelijke aanspraken en termijnen onverlet.

8. De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden voor de contractuele aansprakelijkheid tussen Partijen en worden niet uitgelegd als een beperking van rechten van derden die niet rechtsgeldig aan de Algemene Voorwaarden zijn gebonden, van de bevoegdheden van toezichthouders of van rechtstreeks uit dwingend recht voortvloeiende verplichtingen. De onderlinge verdeling van aansprakelijkheid wegens een verwerking van persoonsgegevens geschiedt met inachtneming van de AVG en artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 25 - Vrijwaringen

1. Afnemer vrijwaart Gibula voor alle aanspraken van Klanten, Eindgebruikers en andere derden die verband houden met de dienstverlening van Afnemer aan zijn Klanten, met toezeggingen van Afnemer die verder gaan dan de Overeenkomst, of met het gebruik van het Platform door Afnemer, zijn Klanten of Eindgebruikers in strijd met de Overeenkomst, de Gebruiksvoorwaarden of de wet, behoudens voor zover de aanspraak het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van Gibula.

2. Afnemer vrijwaart Gibula voor aanspraken van derden die stellen dat de door Afnemer aangeleverde namen, logo's, huisstijlelementen, domeinnamen of Gegevens inbreuk maken op hun rechten.

3. Gibula vrijwaart Afnemer voor aanspraken van derden die stellen dat het Platform als zodanig in Nederland inbreuk maakt op hun Intellectuele Eigendomsrechten, op voorwaarde dat Afnemer Gibula onverwijld over de aanspraak informeert, de afhandeling daarvan geheel aan Gibula overlaat en daaraan zijn medewerking verleent. Gibula is in dat geval gerechtigd het Platform aan te passen of de Overeenkomst te beëindigen tegen terugbetaling van vooruitbetaalde vergoedingen over de resterende periode. Deze vrijwaring geldt niet voor aanspraken die verband houden met aanpassingen, combinaties of materialen afkomstig van Afnemer en is onderworpen aan artikel 24.

4. Een Partij die aanspraak maakt op een vrijwaring stelt de andere Partij daarvan onverwijld Schriftelijk in kennis, verstrekt de redelijkerwijs beschikbare relevante informatie en onthoudt zich van het zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming erkennen van aansprakelijkheid of treffen van een schikking voor rekening van de vrijwarende Partij. De vrijwarende Partij krijgt, voor zover rechtens en feitelijk mogelijk, de gelegenheid de verdediging tegen de aanspraak te voeren of daarbij betrokken te worden. Dit laat verplichtingen tot onverwijld handelen op grond van dwingend recht onverlet. De vrijwaring omvat uitsluitend de redelijkerwijs verschuldigde of gemaakte bedragen en kosten die binnen de overeengekomen reikwijdte van de vrijwaring vallen.

Artikel 26 - Overmacht

1. Een Partij is niet gehouden tot nakoming van een verplichting indien zij daartoe verhinderd is door een omstandigheid die haar niet kan worden toegerekend krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen.

2. Als niet-toerekenbare verhindering aan de zijde van Gibula kunnen, afhankelijk van de concrete omstandigheden, onder meer worden aangemerkt: ernstige storingen in publieke communicatie- of energie-infrastructuur, oorlogshandelingen, terrorisme, natuurrampen, onvoorziene overheidsmaatregelen, grootschalige maatschappelijke ontwrichting en cyberaanvallen die ondanks het treffen van de redelijkerwijs vereiste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen niet konden worden voorkomen of ondervangen. Tekortkomingen van hostingpartijen en andere toeleveranciers leveren uitsluitend overmacht van Gibula op indien en voor zover de betreffende omstandigheden, mede gelet op de aard van de Overeenkomst en het door Gibula aanvaarde leveranciersrisico, naar de wet, rechtshandeling of verkeersopvattingen niet aan Gibula kunnen worden toegerekend. Normale personeelsuitval, voorzienbare capaciteitsproblemen en vermijdbare beveiligingstekortkomingen gelden niet zonder meer als overmacht.

3. Gibula kan zich ook op overmacht beroepen indien de omstandigheid die de nakoming verhindert, intreedt nadat Gibula had moeten nakomen.

4. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan is iedere Partij gerechtigd de Overeenkomst Schriftelijk te ontbinden voor het nog niet uitgevoerde gedeelte, zonder dat over en weer een verplichting tot schadevergoeding ontstaat. Hetgeen reeds is gepresteerd, wordt naar verhouding afgerekend. Bij langdurige overmacht blijft Gibula gehouden, voor zover technisch en juridisch mogelijk, medewerking te verlenen aan het veiligstellen en overdragen van Gegevens.

Artikel 27 - Duur, verlenging, opzegging en afsluiting van het Account

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur die in het Aanbod is vermeld. Is geen duur vermeld, dan wordt de Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd.

2. Een Overeenkomst voor bepaalde tijd wordt na afloop stilzwijgend verlengd met telkens dezelfde periode, met een maximum van twaalf maanden per verlenging, tenzij een Partij uiterlijk één maand voor het einde van de lopende periode Schriftelijk heeft opgezegd.

3. Afnemer kan een Overeenkomst voor onbepaalde tijd Schriftelijk of via de daartoe bestemde functie in Mijn Administratie opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. Gibula kan een Overeenkomst voor onbepaalde tijd Schriftelijk opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.

4. Een Overeenkomst voor bepaalde tijd kan niet door eenzijdige reguliere opzegging van Afnemer vóór het overeengekomen einde worden beëindigd, tenzij de Overeenkomst uitdrukkelijk anders bepaalt of een toepasselijke wettelijke regeling Afnemer een eerder beëindigingsrecht verleent. Voor zover op een onderdeel van de dienstverlening titel 7 van Boek 7 BW van toepassing is, wijken Partijen, voor zover rechtens toegestaan, af van artikel 7:408 lid 1 BW. Deze bepaling beperkt niet de dwingendrechtelijke rechten van Afnemer op Overstap en beëindiging overeenkomstig de Data Act.

5. Gibula is gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien Afnemer toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een wezenlijke verplichting en, voor zover nakoming nog mogelijk is en verzuim niet reeds van rechtswege is ingetreden, na een deugdelijke Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn in verzuim blijft. Gibula is voorts gerechtigd de Overeenkomst, voor zover de wet dat toestaat, met onmiddellijke ingang te beëindigen indien voortzetting redelijkerwijs niet van haar kan worden verlangd wegens een ernstige aantasting van de beveiliging van het Platform, structureel onrechtmatig gebruik of het definitief staken van de onderneming van Afnemer. Faillissement, surseance van betaling, beslaglegging of een daarmee vergelijkbare gebeurtenis leidt uitsluitend tot beëindiging voor zover een daarop gebaseerd beëindigingsrecht in de gegeven omstandigheden rechtsgeldig kan worden uitgeoefend. In alle gevallen blijven de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming, gegevensoverdracht en wettelijke continuïteit onverlet.

6. De beëindiging van de Overeenkomst laat reeds opeisbare betalingsverplichtingen en aanspraken wegens vóór de beëindiging ontstane tekortkomingen onverlet. Bij ontbinding worden de daaruit voortvloeiende ongedaanmakingsverbintenissen afgewikkeld overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen, met inachtneming van de aard van de reeds verrichte prestaties en de eventuele waardevergoeding daarvoor. Vooruitbetaalde bedragen die uitsluitend betrekking hebben op na de beëindiging niet meer te verrichten prestaties worden verrekend of terugbetaald voor zover daarvoor een wettelijke of contractuele grondslag bestaat.

Artikel 28 - Gevolgen van beëindiging en continuïteit voor Klanten

1. Bij het einde van de Overeenkomst eindigt de Licentie en beëindigt Gibula de toegang van Afnemer, zijn Klanten en zijn Eindgebruikers tot het Platform, met uitzondering van de toegang die nodig is voor de Overstap, de export van Gegevens en de terughaalperiode overeenkomstig de artikelen 20 en 21, en behoudens het bepaalde in dit artikel. De beëindiging van de reguliere toegang maakt de voortzetting van de dienstverlening die tijdens een wettelijk vereist overstaptraject noodzakelijk is niet onmogelijk.

2. Afnemer informeert zijn Klanten tijdig, en in ieder geval ten minste één maand voor het einde van de Overeenkomst of, indien de Overeenkomst met een kortere termijn eindigt, onverwijld, over het einde van hun toegang tot het Platform en stelt hen in staat hun Gegevens te exporteren.

3. Eindigt de Overeenkomst of wordt de beëindiging daarvan aangekondigd, dan kan Gibula de betrokken Klanten op neutrale wijze informeren over de gevolgen voor hun toegang tot het Platform en over de beschikbare mogelijkheden voor export, Overstap of voortzetting van het gebruik. Voor zover daarvoor persoonsgegevens uit de administraties worden gebruikt, geschiedt dit uitsluitend op een daarvoor toereikende rechtsgrond en met inachtneming van de toepasselijke instructies en geheimhoudingsverplichtingen. Voortzetting onder een rechtstreekse overeenkomst met Gibula of via een andere Boekhouder vindt uitsluitend plaats na een aantoonbare keuze van de betreffende Klant en de noodzakelijke contractuele en gegevensbeschermingsrechtelijke afwikkeling. Gibula gebruikt de aldus verkregen informatie gedurende de looptijd van de Overeenkomst niet voor een andere, niet met de continuïteit samenhangende commerciële benadering van Klanten, behoudens uitdrukkelijke toestemming van Afnemer of een door de Klant zelf geïnitieerd contact.

4. De export, overdracht, terughaaltermijnen, eventuele overstapkosten en verwijdering van Gegevens na het einde van de Overeenkomst worden beheerst door de artikelen 19, 20 en 21 en, voor persoonsgegevens, de Verwerkersovereenkomst. Gibula verleent de wettelijk vereiste medewerking ongeacht de reden van beëindiging. Aanvullende dienstverlening buiten haar wettelijke of contractuele verplichtingen verricht Gibula tegen een vooraf overeengekomen vergoeding.

5. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na het einde van de Overeenkomst voort te duren, blijven daarna van kracht, waaronder de artikelen 18, 20, 21, 23, 24, 25 en 32.

Artikel 29 - Wijziging van de voorwaarden

1. Gibula is gerechtigd de Algemene Voorwaarden en de Gebruiksvoorwaarden overeenkomstig dit artikel te wijzigen of aan te vullen, ook ten aanzien van lopende Overeenkomsten. De Verwerkersovereenkomst kan uitsluitend worden gewijzigd met inachtneming van de toepasselijke vereisten van artikel 28 AVG. Een eenzijdige wijziging van de Verwerkersovereenkomst mag niet tot gevolg hebben dat wettelijk verplichte waarborgen vervallen, dat de aard of de doeleinden van de overeengekomen verwerking zonder geldige instructie worden uitgebreid of dat de rechten van de bevoegde verwerkingsverantwoordelijke in strijd met de AVG worden beperkt.

2. Gibula maakt een wijziging ten minste dertig dagen voor de inwerkingtreding Schriftelijk aan Afnemer bekend. Wijzigingen van ondergeschikt belang, wijzigingen die voortvloeien uit wet- of regelgeving en wijzigingen in het voordeel van Afnemer kunnen met onmiddellijke ingang worden doorgevoerd.

3. Brengt een wijziging een wezenlijke verslechtering van de positie van Afnemer mee, dan is Afnemer gerechtigd de Overeenkomst Schriftelijk op te zeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt. Het voortzetten van het gebruik van het Platform na die datum geldt uitsluitend als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden voor zover Afnemer vooraf behoorlijk is geïnformeerd, een toepasselijk beëindigingsrecht daadwerkelijk heeft kunnen uitoefenen en de rechtsgevolgen van de wijziging niet in strijd komen met dwingend recht.

Artikel 30 - Klachten

1. Afnemer meldt een klacht over de uitvoering van de Overeenkomst binnen bekwame tijd nadat hij de gestelde tekortkoming heeft ontdekt of redelijkerwijs had behoren te ontdekken, bij voorkeur binnen veertien dagen. De klacht wordt Schriftelijk ingediend bij Gibula via het e-mailadres dat op de website van Gibula is vermeld en bevat een voldoende concrete omschrijving van de gestelde tekortkoming en de beschikbare relevante gegevens. De in dit artikel genoemde termijn is geen zelfstandige vervaltermijn en laat de beoordeling van de wettelijke klachtplicht onverlet.

2. Gibula reageert binnen veertien dagen na ontvangst inhoudelijk op de klacht of, indien de behandeling meer tijd vergt, met een opgave van de termijn waarbinnen zij inhoudelijk zal reageren.

3. Een klacht schort de betalingsverplichtingen van Afnemer niet op.

4. Klachten van Klanten en Eindgebruikers over het Platform worden in eerste aanleg door Afnemer in ontvangst genomen en behandeld. Afnemer legt klachten die het Platform zelf betreffen onverwijld aan Gibula voor.

5. Partijen spannen zich in een klacht in onderling overleg op te lossen voordat zij een geschil aan de rechter voorleggen.

Artikel 31 - Overdracht en slotbepalingen

1. Gibula is gerechtigd haar rechtsverhouding met Afnemer geheel over te dragen aan een groepsmaatschappij als bedoeld in artikel 2:24b BW of aan een derde die de betrokken bedrijfsactiviteiten geheel of voor een zelfstandig onderdeel daarvan overneemt. Afnemer verleent daaraan, voor zover rechtens toegestaan, bij voorbaat zijn medewerking als bedoeld in artikel 6:159 BW. De overdracht vindt plaats bij een daartoe strekkende akte tussen Gibula en de verkrijgende partij en wordt Schriftelijk aan Afnemer medegedeeld. Gibula draagt er zorg voor dat de verkrijgende partij de uit de overgedragen rechtsverhouding voortvloeiende verplichtingen, waaronder de verplichtingen betreffende vertrouwelijkheid en gegevensbescherming, overneemt.

2. Afnemer kan zijn rechtsverhouding met Gibula uitsluitend overdragen met voorafgaande Schriftelijke toestemming van Gibula, die Gibula bij overdracht van de onderneming van Afnemer niet op onredelijke gronden zal weigeren.

3. Indien een bepaling van de Overeenkomst nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

4. De door Gibula vastgelegde versie van communicatie, logbestanden, gebruiksgegevens en aanvaardingen strekt tot bewijs, behoudens door Afnemer te leveren tegenbewijs.

5. Bij verschil tussen de Nederlandse tekst van de Algemene Voorwaarden en een vertaling daarvan is de Nederlandse tekst leidend.

6. Het niet of niet tijdig uitoefenen van een recht door Gibula houdt geen afstand van dat recht in.

Artikel 32 - Toepasselijk recht en forumkeuze

1. Op de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende rechtsbetrekkingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

2. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst of de daarop gebaseerde rechtsbetrekkingen worden, voor zover een forumkeuze rechtens is toegestaan, bij uitsluiting voorgelegd aan de naar absolute bevoegdheid bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag. Deze forumkeuze laat dwingendrechtelijke bevoegdheidsregels, waaronder toepasselijke Unierechtelijke bevoegdheidsregels, onverlet.

Verwerkersovereenkomst

Partijen

1. Administratiekantoor Gibula B.V., gevestigd te 's-Gravenhage, hierna: Gibula;

2. Afnemer als bedoeld in de Algemene Voorwaarden, handelend als verwerkingsverantwoordelijke voor eigen verwerkingen dan wel als verwerker namens een of meer Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijken, hierna: Afnemer.

Voor de toepassing van deze Verwerkersovereenkomst is Gibula verwerker, ongeacht of zij in de betreffende verwerkingsketen rechtstreeks als verwerker dan wel als verdere verwerker optreedt.

In aanmerking nemende dat:

A. Afnemer met Gibula een Overeenkomst heeft gesloten op grond waarvan Gibula het Platform ter beschikking stelt;

B. Gibula bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Afnemer en, indien Afnemer een Boekhouder is, ten behoeve van diens Klanten;

C. het doel en de wezenlijke middelen van de verwerking worden vastgesteld door de partij die ten aanzien van de betreffende verwerking overeenkomstig de AVG als verwerkingsverantwoordelijke kwalificeert, en Gibula de Persoonsgegevens uitsluitend verwerkt overeenkomstig de geldige Gedocumenteerde Instructies van de daartoe bevoegde partij, behoudens voor zover een wettelijke verplichting anders voorschrijft;

D. Partijen hun rechten en verplichtingen ten aanzien van die verwerking, mede gelet op artikel 28 lid 3 AVG, schriftelijk wensen vast te leggen.

Partijen komen als volgt overeen:

Artikel 1 - Definities

Begrippen die in deze Verwerkersovereenkomst met een hoofdletter zijn geschreven, hebben de betekenis die daaraan in de Algemene Voorwaarden is gegeven. Daarnaast hebben de navolgende begrippen de daarachter vermelde betekenis.

a. Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant of andere natuurlijke persoon of rechtspersoon die overeenkomstig artikel 4 onder 7 AVG het doel en de wezenlijke middelen van een verwerking bepaalt en ten behoeve van wie Afnemer Persoonsgegevens door Gibula laat verwerken.

b. Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie Persoonsgegevens betrekking hebben.

c. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 onder 12 AVG die betrekking heeft op Persoonsgegevens.

d. Gedocumenteerde Instructie: een op controleerbare wijze vastgelegde opdracht of aanwijzing tot verwerking van Persoonsgegevens, afkomstig van Afnemer of, voor zover daartoe rechtsgeldig gemachtigd, van een Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke.

e. Persoonsgegevens: de persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 onder 1 AVG die Gibula bij de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van Afnemer of een Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

f. Subverwerker: een derde die door Gibula wordt ingeschakeld voor de verwerking van Persoonsgegevens.

g. Toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 4 onder 21 AVG.

Artikel 2 - Onderwerp en instructies

1. Gibula verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst en op basis van Gedocumenteerde Instructies, ook wat betreft doorgiften van Persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij een op Gibula toepasselijke Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling haar tot verwerking verplicht. In dat geval stelt Gibula Afnemer voorafgaand aan de verwerking in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

2. De Overeenkomst, deze Verwerkersovereenkomst en de door een daartoe bevoegde gebruiker gekozen instellingen en geactiveerde koppelingen in het Platform vormen gezamenlijk de Gedocumenteerde Instructies, voor zover zij betrekking hebben op de overeengekomen verwerking en afkomstig zijn van een daartoe bevoegde partij. Aanvullende instructies worden Schriftelijk verstrekt. Gibula is gerechtigd de uitvoering van een instructie op te schorten indien de bevoegdheid van de instructiegever onvoldoende vaststaat of de instructie kennelijk in strijd is met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. Gibula is gerechtigd de redelijke kosten van de uitvoering van aanvullende instructies in rekening te brengen voor zover deze verder gaan dan de Overeenkomst.

3. Gibula stelt Afnemer onmiddellijk in kennis indien een instructie naar haar oordeel inbreuk oplevert op de AVG of andere bepalingen inzake gegevensbescherming.

4. Treedt Afnemer zelf op als verwerker namens een Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke, dan treedt Gibula op als verdere verwerker in de zin van artikel 28 lid 4 AVG. Afnemer staat ervoor in dat hij rechtsgeldig bevoegd is Gibula in te schakelen, dat de noodzakelijke toestemming voor de verdere verwerking is verkregen en dat de aan Gibula verstrekte instructies verenigbaar zijn met de instructies van de Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover de wet of de aard van de verwerking dit vereist, werkt Afnemer mee aan de uitoefening van de rechten van de Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke.

5. Gibula gebruikt Persoonsgegevens die zij uitsluitend als verwerker verwerkt niet voor zelfstandige commerciële doeleinden. Anonimisering van Persoonsgegevens voor statistische of analytische doeleinden vindt uitsluitend plaats op basis van een daarvoor toereikende rechtsgrond of een geldige Gedocumenteerde Instructie. Gegevens die daadwerkelijk en duurzaam anoniem zijn gemaakt, vallen niet langer onder de AVG. Het enkele opnemen van een algemene toestemming in deze Verwerkersovereenkomst vormt geen zelfstandige rechtsgrond voor iedere verwerking die aan de anonimisering voorafgaat.

Artikel 3 - Specificatie van de verwerking

1. De verwerking omvat het beschikbaar stellen, hosten, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van het Platform, waaronder het opslaan van administraties, het opstellen en verzenden van facturen, het uitwisselen van documenten tussen Klanten en de Boekhouder en het uitwisselen van gegevens met Externe Diensten. De verwerking heeft tot doel Afnemer en Klanten in staat te stellen hun administratie en facturatie met behulp van het Platform te voeren en gegevens met elkaar en met Externe Diensten uit te wisselen.

2. De verwerking heeft betrekking op de volgende categorieën Betrokkenen: Afnemer en zijn medewerkers, Klanten en hun medewerkers, Eindgebruikers, en de klanten, leveranciers, relaties en contactpersonen van Afnemer en van Klanten wier gegevens in de administratie zijn opgenomen.

3. De verwerking heeft betrekking op de volgende categorieën Persoonsgegevens: naam-, adres- en contactgegevens, bedrijfs- en functiegegevens, bankrekeningnummers en betalingsgegevens, factuur- en transactiegegevens en gegevens in geüploade documenten. De verwerking van persoonsgegevens waarvoor Gibula overeenkomstig artikel 22 lid 2 van de Algemene Voorwaarden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is, valt buiten deze Verwerkersovereenkomst.

4. Het Platform is niet specifiek bestemd voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, persoonsgegevens van strafrechtelijke aard of wettelijk voorgeschreven persoonsidentificatienummers, waaronder het burgerservicenummer, tenzij een dergelijke verwerking uitdrukkelijk tot de overeengekomen functionaliteit behoort. Afnemer draagt ervoor zorg dat dergelijke gegevens uitsluitend worden verwerkt indien daarvoor een toereikende wettelijke grondslag bestaat en de verwerking binnen de overeengekomen doeleinden valt. Wil Afnemer dergelijke gegevens structureel verwerken buiten de reeds overeengekomen verwerkingscategorieën, dan informeert hij Gibula vooraf, zodat kan worden beoordeeld of aanvullende technische, organisatorische of contractuele maatregelen noodzakelijk zijn.

5. De verwerking duurt gedurende de looptijd van de Overeenkomst en, voor zover toepasselijk, gedurende de overeenkomstig de artikelen 20 en 21 van de Algemene Voorwaarden noodzakelijke overgangs- en terughaalperioden, alsmede gedurende de in artikel 14 van deze Verwerkersovereenkomst geregelde afwikkeling.

Artikel 4 - Verplichtingen van Gibula

1. Gibula verwerkt de Persoonsgegevens behoorlijk en zorgvuldig en in overeenstemming met de AVG en de overige op haar toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

2. Gibula richt het Platform zodanig in dat persoonsgegevens van verschillende afnemers en Klanten door middel van passende technische en organisatorische autorisatiemaatregelen gescheiden worden verwerkt. Toegang tot een administratie wordt uitsluitend verleend aan personen en systemen die daartoe bevoegd zijn. Gibula neemt passende maatregelen om ongeoorloofde gegevensuitwisseling tussen administraties, organisaties of gebruikersomgevingen te voorkomen en controleert de effectiviteit van deze maatregelen periodiek. Gibula verrijkt geen eigen bestanden met Persoonsgegevens.

3. Gibula houdt een register van verwerkingsactiviteiten bij als bedoeld in artikel 30 lid 2 AVG.

4. Gibula verwerkt de Persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, behoudens doorgifte overeenkomstig artikel 7.

5. Gibula draagt er zorg voor dat personen die onder haar gezag Persoonsgegevens verwerken uitsluitend handelen overeenkomstig de daartoe geldende instructies, behoudens voor zover de wet anders bepaalt, en dat hun bevoegdheden worden beperkt tot hetgeen voor hun werkzaamheden noodzakelijk is.

Artikel 5 - Verplichtingen van Afnemer

1. Afnemer staat, voor zover hij zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, in voor de aanwezigheid van een toereikende verwerkingsgrondslag, de naleving van de toepasselijke informatieverplichtingen en de rechtmatigheid van de instructies die hij aan Gibula verstrekt. Treedt Afnemer op als verwerker namens een Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke, dan staat hij in voor de rechtsgeldigheid van zijn inschakeling, de aanwezigheid van de noodzakelijke afspraken in de verwerkingsketen en de overeenstemming van zijn instructies aan Gibula met de instructies die hij van de Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke heeft ontvangen.

2. Afnemer die het Platform aan Klanten ter beschikking stelt, staat ervoor in dat hij met iedere Klant, voor zover vereist, een verwerkersovereenkomst heeft gesloten en dat die Klant heeft ingestemd met de inschakeling van Gibula als verdere verwerker.

3. Afnemer beoordeelt of de beveiligingsmaatregelen van Gibula passend zijn voor de Persoonsgegevens die hij en zijn Klanten in het Platform vastleggen. Deze beoordeling laat de zelfstandige verantwoordelijkheid van Gibula op grond van artikel 32 AVG onverlet.

Artikel 6 - Subverwerkers

1. Afnemer verleent Gibula algemene schriftelijke toestemming als bedoeld in artikel 28 lid 2 AVG voor het inschakelen van Subverwerkers, waaronder aanbieders van hosting-, opslag-, e-mail- en ondersteuningsdiensten. Gibula houdt een actueel overzicht van Subverwerkers, hun diensten, de landen van verwerking en de toepasselijke doorgiftewaarborgen beschikbaar via haar website.

2. Gibula informeert Afnemer ten minste dertig dagen vooraf Schriftelijk over de voorgenomen toevoeging of vervanging van een Subverwerker, onder vermelding van diens identiteit, de aard van de werkzaamheden en, voor zover relevant, de landen waarin Persoonsgegevens zullen worden verwerkt. Afnemer is gerechtigd binnen die termijn gemotiveerd bezwaar te maken op redelijke gegevensbeschermingsrechtelijke gronden. Partijen treden alsdan in overleg over een passende oplossing. Is geen redelijke oplossing mogelijk, dan kan Afnemer de betreffende verwerking of, voor zover noodzakelijk, de Overeenkomst beëindigen vóór de inschakeling van de nieuwe Subverwerker, zonder daardoor afstand te doen van zijn wettelijke rechten.

3. Gibula legt iedere Subverwerker schriftelijk ten minste dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als die op grond van deze Verwerkersovereenkomst op Gibula rusten.

4. Gibula blijft jegens Afnemer verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen van Subverwerkers, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke regels inzake aansprakelijkheid en artikel 13.

5. De enkele omstandigheid dat een Externe Dienst door Afnemer of een Klant wordt geactiveerd, bepaalt niet zelfstandig de gegevensbeschermingsrechtelijke hoedanigheid van de aanbieder daarvan. Of die aanbieder kwalificeert als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, verwerker of Subverwerker, wordt vastgesteld aan de hand van de feitelijke doeleinden, instructies en verwerkingshandelingen. Voor zover een Externe Dienst namens Gibula Persoonsgegevens verwerkt bij de uitvoering van de Overeenkomst, gelden de verplichtingen voor Subverwerkers uit dit artikel onverkort.

Artikel 7 - Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

1. Gibula en Subverwerkers verwerken Persoonsgegevens uitsluitend buiten de Europese Economische Ruimte indien wordt voldaan aan hoofdstuk V AVG, zoals op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door middel van door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met de eventueel vereiste aanvullende maatregelen.

2. Gibula houdt actuele informatie beschikbaar over de landen waarin Persoonsgegevens namens Afnemer worden opgeslagen of anderszins verwerkt, de identiteit of categorieën van de betrokken Subverwerkers en de toepasselijke doorgiftegrondslagen. Deze informatie verstrekt Gibula vóór de aanvang van de betreffende verwerking en bij relevante wijzigingen op een voor Afnemer toegankelijke wijze. Voor zover een doorgifte plaatsvindt op basis van standaardcontractbepalingen als bedoeld in artikel 46 AVG, draagt Gibula zorg voor de toepasselijke contractuele waarborgen en voor de aanvullende maatregelen die na beoordeling van de omstandigheden van de doorgifte noodzakelijk zijn. Toegang op afstand vanuit een derde land, waaronder ten behoeve van ondersteuning en beheer, geldt daarbij als doorgifte.

Artikel 8 - Beveiliging

1. Gibula treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen iedere vorm van onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en de doeleinden van de verwerking en de risico's voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen.

2. Deze maatregelen omvatten in ieder geval versleuteling van Persoonsgegevens tijdens transport en, voor zover passend, in opslag; toegangsbeveiliging met tweestapsverificatie; autorisatiebeheer op basis van noodzakelijkheid; logging van toegang tot het Platform; periodieke reservekopieën en herstelprocedures; periodieke beveiligingstests en het tijdig installeren van beveiligingsupdates.

3. Gibula staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Gibula evalueert de maatregelen periodiek en past deze aan wanneer de stand van de techniek of de risico's daartoe aanleiding geven.

4. De door Gibula gehanteerde technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn nader beschreven in de beveiligingsbeschrijving die Gibula via haar website en op verzoek aan Afnemer beschikbaar stelt. Daarin zijn ten minste, voor zover van toepassing op de overeengekomen dienstverlening, de toegangs- en authenticatiemaatregelen, versleuteling, scheiding van administraties, logging, reservekopieën, herstelprocedures, incidentbeheer, toegangscontrole bij Subverwerkers en periodieke beveiligingscontroles gespecificeerd. Gibula kan de maatregelen aanpassen indien het beveiligingsniveau daardoor niet wezenlijk wordt verminderd. Wijzigingen die noodzakelijk zijn wegens gewijzigde risico's of wettelijke verplichtingen voert Gibula tijdig door.

Artikel 9 - Datalekken

1. Gibula informeert Afnemer zonder onredelijke vertraging, en in ieder geval binnen vierentwintig uur nadat Gibula kennis heeft genomen van een Datalek, over dat Datalek. Is de volledige informatie binnen die termijn niet beschikbaar, dan vindt de melding gefaseerd plaats.

2. De melding bevat, voor zover op dat moment bekend, de aard van het Datalek, de categorieën en het geschatte aantal betrokken Betrokkenen en persoonsgegevensregisters, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen om het Datalek aan te pakken en de gevolgen daarvan te beperken, en de contactgegevens van een contactpunt bij Gibula. Informatie die nog niet beschikbaar is, verstrekt Gibula zodra die beschikbaar komt.

3. Afnemer beoordeelt, al dan niet in overleg met de Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke, of het Datalek moet worden gemeld aan de Toezichthouder en aan Betrokkenen en draagt zorg voor die meldingen. Gibula meldt een Datalek alleen zelf aan de Toezichthouder of aan Betrokkenen indien zij daartoe wettelijk verplicht is of Afnemer haar daartoe Schriftelijk opdracht geeft.

4. Gibula treft zonder onredelijke vertraging de technisch en organisatorisch noodzakelijke maatregelen om een Datalek te beëindigen, verdere schade te voorkomen en de gevolgen daarvan te beperken. Zij verleent de bijstand die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vaststelling van de aard en de gevolgen van het Datalek en voor de naleving van de toepasselijke meldings- en documentatieverplichtingen. De kosten worden tussen Partijen verdeeld naar evenredigheid van de omstandigheden die aan ieder van hen kunnen worden toegerekend, met inachtneming van hun wettelijke en contractuele verplichtingen. Voor zover de kosten voortvloeien uit een toerekenbare tekortkoming van Gibula in een op haar rustende verplichting, belast Gibula deze kosten niet uitsluitend wegens de omstandigheid dat Afnemer de melding aan de Toezichthouder moet verzorgen aan Afnemer door.

5. Afnemer die het Platform aan Klanten ter beschikking stelt, informeert de betrokken Klanten over een Datalek dat hun Persoonsgegevens betreft.

Artikel 10 - Rechten van Betrokkenen en bijstand

1. Gibula verleent Afnemer, rekening houdend met de aard van de verwerking, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van Betrokkenen om uitoefening van hun rechten op grond van hoofdstuk III AVG. Het Platform biedt daartoe functionaliteit om Persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te exporteren en te verwijderen.

2. Ontvangt Gibula rechtstreeks een verzoek van een Betrokkene dat betrekking heeft op Persoonsgegevens die zij uitsluitend als verwerker verwerkt, dan stelt zij Afnemer daarvan onverwijld en uiterlijk binnen twee Werkdagen in kennis. Gibula beslist niet zelfstandig over de inhoudelijke toewijzing of afwijzing van het verzoek, tenzij zij daartoe rechtens verplicht is of beschikt over een geldige instructie van de bevoegde verwerkingsverantwoordelijke. Is Afnemer zelf verwerker, dan draagt hij zorg voor onverwijlde doorgeleiding aan de Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke.

3. Gibula verleent Afnemer, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover zij beschikt, bijstand bij het nakomen van de verplichtingen van de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging van de Toezichthouder.

4. Bijstand die verder gaat dan de standaardfunctionaliteit van het Platform verleent Gibula tegen de in het Aanbod vermelde tarieven, tenzij de bijstand het gevolg is van een tekortkoming van Gibula, onverminderd artikel 9 lid 4.

Artikel 11 - Geheimhouding

1. Gibula draagt er zorg voor dat iedere natuurlijke persoon die onder haar gezag toegang heeft tot Persoonsgegevens is gebonden aan een toereikende contractuele geheimhoudingsverplichting of een passende wettelijke geheimhoudingsplicht en uitsluitend toegang verkrijgt voor zover dat voor de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden noodzakelijk is. Aan Subverwerkers legt Gibula overeenkomstige verplichtingen op overeenkomstig artikel 6. Deze geheimhoudingsverplichtingen laten wettelijke verplichtingen tot verstrekking van informatie aan daartoe bevoegde autoriteiten onverlet.

2. Voor het overige is artikel 23 van de Algemene Voorwaarden van toepassing.

Artikel 12 - Informatie en audit

1. Gibula stelt Afnemer op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de verplichtingen van artikel 28 AVG aan te tonen, zoals een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen en, voor zover beschikbaar, certificeringen of rapportages van onafhankelijke deskundigen.

2. Afnemer is gerechtigd periodiek, in beginsel ten hoogste eenmaal per kalenderjaar, de naleving van deze Verwerkersovereenkomst te laten onderzoeken door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht. Aanvullende audits zijn toegestaan indien daarvoor een objectief gerechtvaardigde aanleiding bestaat, waaronder een ernstig beveiligingsincident, concrete aanwijzingen voor wezenlijke niet-naleving of een op Afnemer rustende wettelijke of toezichthoudende verplichting. Een reguliere audit wordt ten minste dertig dagen vooraf aangekondigd, tenzij spoedeisende omstandigheden of dwingende wettelijke verplichtingen een kortere termijn vereisen.

3. De audit wordt uitgevoerd tijdens Kantooruren, verstoort de bedrijfsvoering van Gibula niet onevenredig en strekt zich niet uit tot gegevens van andere afnemers. Afnemer beperkt de audit tot hetgeen niet redelijkerwijs blijkt uit de informatie als bedoeld in lid 1.

4. De kosten van de audit komen voor rekening van Afnemer, tenzij de audit aantoont dat Gibula deze Verwerkersovereenkomst op wezenlijke punten niet nakomt. Gibula herstelt geconstateerde tekortkomingen binnen een redelijke termijn. De overeengekomen kostenverdeling doet geen afbreuk aan de verplichting van Gibula om de informatie en medewerking te verstrekken die zij op grond van artikel 28 lid 3 onder h AVG beschikbaar moet stellen.

Artikel 13 - Aansprakelijkheid en vrijwaring

1. Op de contractuele aansprakelijkheid van Gibula jegens Afnemer uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst zijn de aansprakelijkheidsbeperkingen van artikel 24 van de Algemene Voorwaarden van toepassing, voor zover de toepassing daarvan niet in strijd komt met dwingend recht. Deze beperkingen doen geen afbreuk aan de zelfstandige verplichtingen van Gibula als verwerker op grond van de AVG, aan de aanspraken van Betrokkenen krachtens artikel 82 AVG of aan wettelijk niet uitsluitbare regresrechten tussen bij een verwerking betrokken partijen.

2. Afnemer vrijwaart Gibula voor aanspraken van Betrokkenen, Klanten en andere derden die verband houden met een verwerking waarvoor Afnemer of een Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is, of met een instructie van Afnemer die in strijd is met de AVG, behoudens voor zover de aanspraak het gevolg is van een tekortkoming van Gibula in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst of van de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG.

3. Een door een bevoegde Toezichthouder opgelegde bestuurlijke boete of last onder dwangsom richt zich tot de partij aan wie de sanctie is opgelegd. De contractuele verdeling van verantwoordelijkheden tussen Partijen doet geen afbreuk aan de bevoegdheden van de Toezichthouder of aan de toepasselijke wettelijke regels betreffende aansprakelijkheid, regres en de toelaatbaarheid van vergoeding van sancties.

Artikel 14 - Duur, teruggave en verwijdering

1. Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang de Overeenkomst duurt en zolang Gibula daarna Persoonsgegevens ten behoeve van Afnemer verwerkt. Zij kan niet afzonderlijk van de Overeenkomst worden opgezegd.

2. Na beëindiging van de verwerking stelt Gibula de Persoonsgegevens, overeenkomstig de tijdig kenbaar gemaakte keuze van de bevoegde verwerkingsverantwoordelijke, ter beschikking voor teruggave dan wel verwijdert zij deze op een veilige wijze. Treedt Afnemer zelf op als verwerker, dan staat hij ervoor in dat de keuze overeenkomstig de instructies van de Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke wordt gemaakt. De teruggave vindt plaats met inachtneming van de wettelijke overstap- en terughaalverplichtingen zoals geregeld in de artikelen 20 en 21 van de Algemene Voorwaarden. Een eerder gemaakte keuze kan vóór de daadwerkelijke verwijdering worden gewijzigd, voor zover dat technisch mogelijk is en de wettelijke bewaartermijnen en de rechten van andere betrokken rechthebbenden daardoor niet worden geschonden.

3. Na voltooiing van de toepasselijke terughaalperiode verwijdert Gibula de Persoonsgegevens en de daarvan bestaande kopieën, behoudens voor zover verdere opslag bij Unierecht of toepasselijk lidstatelijk recht is voorgeschreven. Persoonsgegevens in reservekopieën worden binnen de daarvoor gehanteerde technische bewaartermijn, die niet langer bedraagt dan negentig dagen, verwijderd of definitief overschreven. Gedurende die periode blijven de Persoonsgegevens beveiligd, zijn zij niet beschikbaar voor reguliere verwerking en worden zij uitsluitend geraadpleegd indien dit voor herstel, beveiliging of de naleving van een wettelijke verplichting strikt noodzakelijk is.

4. Gibula bevestigt de verwijdering op verzoek Schriftelijk.

5. Gibula draagt er zorg voor dat de beëindiging van haar Overeenkomst met Afnemer niet leidt tot ongeautoriseerde verwijdering of overdracht van Persoonsgegevens waarvoor een Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke een zelfstandig en rechtsgeldig voortzettings- of teruggaverecht heeft. Een voortzetting van de verwerking ten behoeve van die Achterliggende Verwerkingsverantwoordelijke vindt uitsluitend plaats op basis van een nieuwe geldige rechtsverhouding en de daarvoor noodzakelijke contractuele en gegevensbeschermingsrechtelijke waarborgen.